Autor: Denisa Kupsová

Někdo nad ním mávne rukou, pro někoho je podmínkou spokojenosti v zaměstnání. Na firemní vzdělávání se pohledy zaměstnanců i zaměstnavatelů různí. Faktem ale je, že pokud je s firemním vzděláváním nakládáno správně, může zvýšit nejen spokojenost zaměstnanců, ale také hodnotu společnosti. Jak vzdělávací aktivity nastavit tak, aby pomohly vaší firmě efektivně růst?

Proč je firemní vzdělávání nutnost

Dobrý vzdělávací program může vaší firmě výrazně přilepšit. Zaměstnancům dodá vzdělávání směr a pomůže jim se dále rozvíjet, především v proměnlivých oblastech, kde je nutné znalosti neustále rozšiřovat. Navíc zvýší jejich celkovou motivaci a přispěje k lepší atmosféře v práci.

Vzdělávání ale může být také velkou motivací pro zájemce o práci, protože právě možnost se ve svých znalostech a dovednostech dále rozvíjet často stojí za změnou zaměstnání.

A co z toho bude mít vaše firma? Zaměstnance, kteří jsou špičkami ve svém oboru a dokážou se zorientovat v neustále se měnícím prostředí.

Plán a strategie

Abyste z firemního vzdělávání vytěžili co nejvíc, je důležité proces připravit. Zamyslete se především nad tím, které znalosti či dovednosti hrají prim v každém z vašich oddělení ve společnosti a jaké je zaměření či pracovní náplň jednotlivých pozic. Vhodné je se pravidelně se svými zaměstnanci scházet a zmapovat oblasti, na kterých by bylo dobré u daného jedince zapracovat, a to jak v kontextu růstu jeho, tak firmy.

Stanovte si také cíle – čeho chcete vzděláváním dosáhnout a kam vaši firmu přesně posune. Formulujte je ale tak, abyste byli schopni později měřit efektivitu svého plánu.

Možnosti vzdělávání

Vzdělávání může probíhat prezenčně, tedy offline; nebo online, tedy na dálku. Jaké mají oba typy výhody?

• Offline školení dává zaměstnancům možnost se přímo na místě ptát lektora a navíc může díky změně prostředí působit přímo zážitkově. Pro lektora je také v této formě jednoduší posluchače zaujmout a motivovat k zapojení se do výkladu.

• Online kurzy jsou výhodné v tom, že si je může zaměstnanec pouštět na základě svého tempa a časových možností. Navíc není potřeba přítomnost lektora, takže firma ušetří.

Vzdělávání vždy po ruce

Na vzdělávání v SOVA HOLDING klademe velký důraz. V rámci našich aktivit se věnujeme také profesionálnímu pořizování záznamů a webinářů se zkušenými lektory. Tyto výstupy je možné jednoduše vložit do komunikační aplikace Plusco a tím kurzy zpřístupnit zaměstnancům. Díky možnostem cílení a úpravě oprávnění je navíc možné zpřístupnit daný obsah pouze vybraným zaměstnancům či oddělením.

Představte si, že víte něco, co byste nejspíš vědět neměli.

Řekněme, že jste v práci viděli nebo slyšeli něco, co vás šokovalo. Něco neetického. Nesprávného.

Půjdete s tím ven? Báli byste se ztráty své práce?

V těchto situacích přichází na scénu whistleblowing.

Odhalení nekalých praktik

Pojem whistleblowing rezonuje společností především díky novému zákonu. Ten ukládá všem společnostem nad 25 zaměstnanců povinnosti s tímto termínem spjaté. Co si ale pod tímto pojmem představit?

Whistleblowing je oznámení neetických, nezákonných či korupčních praktik v rámci organizace. To má na svědomí whistleblower – člověk, který si daného problému všimne a nahlásí ho. Takovým člověkem bývá většinou zaměstnanec nebo zákazník dané firmy.

Na co je potřeba myslet?

Jak již bylo řečeno: organizace s více než 25 zaměstnanci (nebo každý zadavatel veřejných zakázek) mají na základě zákona splňovat konkrétní povinnosti. O jaké se jedná? Mezi základní požadavky patří nastavení procesu pro příjem oznámení, jejich prověření a evidenci. V rámci tohoto procesu je nutné jmenovat zaměstnance, který bude za prověření všech hlášení zodpovědný. Důležité je potom především zavedení interního kanálu pro oznámení od svých zaměstnanců, přičemž každý podnět musí být pečlivě prošetřen. Dokumentovány musí být také kroky k nápravě daného problému.

Whistleblower neboli oznamovatel musí mít přitom zajištěnou nejen anonymitu, ale také jistotu, že proti němu nebudou zavedena žádná odvetná opatření, jako je ukončení pracovního poměru nebo jakákoliv jiná forma „trestu“.

Když dojde k porušení

Obcházet zákon se nevyplatí: Pokud nedojde ze strany firmy k dostatečnému prošetření oznámení nebo nebude ochráněna osoba whistleblowera, hrozí společnosti pokuta až ve výši 1 000 000 Kč nebo 5 % z čistého obratu za poslední ukončené účetní období.

Jaký interní kanál zvolit?

Existuje hned několik možností pro oznamování. Může se jednat o e-mail, telefon nebo webovou platformu. Poslední jmenovaný způsob je oblíbeným řešením, a to díky jeho přístupnosti 24/7 odkudkoliv a schopnosti udržení 100% anonymity oznamovatele.

Proč se to vyplatí?

Mít whistleblowing pod kontrolou je dobré nejen kvůli hrozící pokutě za nedodržení zákona, ale také z důvodu růstu a efektivního chodu vaší firmy. Často totiž takové oznámení může vést k lepšímu pracovnímu prostředí a rozvoji firemní kultury. Díky opatření pro whistleblowing tak budou zaměstnanci spokojenější a vy snížíte nežádoucí fluktuaci.

Whistleblowing a Plusco

Důležitost whistleblowingu si uvědomujeme i my – proto v současné době v našem portálu pro interní komunikaci Pluscodokončujeme řešení pro whistleblowing splňující požadavky zákona.

Na trhu zaměstnaneckých aplikací se objevují nové a nové platformy, které slibují zjednodušení firemních procesů, úsporu času a peněz, snížení množství administrativy či zvýšení angažovanosti zaměstnanců. Každá aplikace má ale svoje specifické zaměření a řeší obvykle pouze dílčí oblast – benefity, objednávání obědů, docházku nebo onboarding. Kolik takových systémů už vaši zaměstnanci používají? A kolik jich musíte samostatně administrovat? Je jasné, že v takovém případě se nikomu do zavádění nových aplikací nechce, protože sice na jedné straně část procesů zjednoduší a zrychlí, na straně druhé ale přidají nemalý kus práce personalistům.

Chcete-li si život skutečně zjednodušit, řešením pro vás může být integrace. Propojení jednotlivých aplikací totiž zajistí komunikaci mezi systémy. Zaměstnanec tak má pouze jednu aplikaci, ve které si vše přečte a vyřeší. Vy jako administrátor zase zadáváte informace o uživatelích pouze do jednoho systému.

Integrace s vaším HR systémem, kde máte všechna data o zaměstnancích, je základ. Tím ale možnosti nekončí. Představte si aplikaci, ve které si zaměstnanec přečte firemní zprávy, přihlásí se na školení, podívá se na aktuální čerpání benefitů, požádá si o dovolenou a objedná si oběd. Uživatel má pouze jednu aplikaci, ve které má vše potřebné. Nemusí přecházet do jiných systémů nebo se jinam přihlašovat. Aplikace přitom komunikuje s dalšími platformami, které ve firmě používáte.

V rámci aplikace Plusco pro naše zákazníky realizujeme i velmi individuální požadavky na integraci s dalšími systémy. Nejde totiž jen o funkční propojení dvou systémů, ale také o uživatelskou přívětivost pro každého zaměstnance, který bude aplikaci denně používat.

Chcete vědět, co všechno může umět vaše Plusco? Zajímá vás, jak Plusco propojit s vašimi stávajícími systémy? Kontaktujte nás!

Ať už plánujete školení nebo firemní večírek, většinou potřebujete, aby se vám zaměstnanci na tyto události přihlásili (potvrdili účast). Pokud tuto agendu řešíte přes email nebo papírový formulář, jistě jste zažili situaci, kdy se v seznamu účastníků ztrácíte. Zaměstnanci se přihlašují, odhlašují, ptají se opakovaně na nejrůznější detaily akce, nepamatují si, na kdy se vlastně přihlásili. Jednoduše noční můra pro každého člověka, který má organizaci událostí na starost. 

Modul plánování událostí

V aplikaci Plusco máte k dispozici modul pro plánování událostí, který vám výrazně sníží administrativní zátěž spojenou s plánováním.  K základním informacím o určité události jako je termín, popis, místo konání apod., si můžete nastavit i maximální počet účastníků nebo od kdy do kdy se zaměstnanci mohou přihlašovat. 

Zn. Jednoduše a rychle!

Zaměstnanec v aplikaci jednoduše a rychle najde informaci, na jaký termín se přihlásil a událost vidí ve svém kalendáři. Současně se z události může také odhlásit aniž by musel kontaktovat personální oddělení nebo člověka odpovědného za danou událost. 

Kouzlo dotazníků

Ke každé naplánované události můžete připojit i libovolný dotazník. Potřebujete-li např. před školením posbírat od účastníků jakékoliv informace, nemusíte je posílat emailem nebo jednotlivé účastníky osobně kontaktovat. Plusco vám celý tento proces automatizuje a zjednodušuje. A to nejpodstatnější: Celkový čas, který organizaci událostí musíte věnovat, se tak výrazně sníží. 

Firemní kultura je dnes velmi diskutovaným pojmem. Pracovní atmosféra, vztahy a hodnoty ve firmě mají totiž velký vliv na produktivitu či angažovanost zaměstnanců. Tento fakt si naštěstí uvědomuje stále více firem. Na co ale mnohdy zapomínají je, že má firemní kultura obrovský vliv také na interní komunikaci. Právě v ní se totiž odráží hodnoty a přístup k zaměstnancům.

Poznejte firemní kulturu skrze ty správné otázky

Firemní kultura může být pro řadu lidí příliš obecný a těžko uchopitelný pojem. Kde a jak začít, pokud chci kulturu firmy poznat, pochopit a případně měnit? Podíváte-li se na to, jak funguje interní komunikace z pohledu formy i obsahu, dostanete současně obrázek firemní kultury. Klíčové jsou otázky jako: 

• Jak firma komunikuje se zaměstnanci?
• Jak mohou zaměstnanci komunikovat s firmou?
• Mají možnost se ptát nebo dávat zpětnou vazbu? 
• Jak fungují firemní porady? 
• Jaké chování firma oceňuje, toleruje nebo naopak neakceptuje? 
• A jak se to zaměstnanci dozví?

Audit interní komunikace

V rámci auditů interní komunikace u našich klientů se zaměřujeme nejen na tok informací, ale na celkovou atmosféru, vztahy a spolupráci mezi zaměstnanci. Jedině toto spojení nám umožňuje získat kompletní obrázek o firmě. V poměrně krátké době jsme tak schopni identifikovat oblasti, jejichž změna pomůže firmě fungovat efektivněji nebo podpoří angažovanost a spokojenost zaměstnanců. 

Komunikace a kultura jako nerozlučná dvojka

Interní komunikace tedy skutečně je odrazem firemní kultury. Platí ale i opačná souvislost – komunikace tvoří kulturu. Jedno bez druhého nefunguje. Máte-li jasno v tom, jak by měla vaše firma uvnitř i navenek vypadat, jaké máte hodnoty a priority, či jak by se zaměstnanci k sobě nebo k zákazníkům měli chovat, pak máte základy vaší firemní kultury. Pokud je ale nepodpoříte transparentní komunikací, zůstanou jen vaším přáním. 

Výzvám v oblasti interní komunikace čelí i velké výrobní firmy, jako je Hyundai. Nejčastěji se přitom řeší problémy s dezinformacemi, roztříštěností komunikace nebo pozdním předáváním informací. Mezi další časté problémy patří například také absence zpětné vazby. Jak se lze takovým výzvám efektivně postavit?

Hyundai a výchozí pozice

Se sériovou výrobou začala firma v roce 2008 a v současné chvíli dosáhla dalšího milníku –  4 000 000 vyrobených aut. O svých aktuálních 3 252 zaměstnanců se společnost nadstandardně stará, ale vyhnout se boji se sjednocením interní komunikace a počtem komunikačních kanálů je při takovém počtu zaměstnanců téměř nemožné. Řešením se stala firemní aplikace s názvem Hyundai Plus, která zaujala místo hlavního komunikačního kanálu ve firmě.

Jaká byla očekávání?

Jako hlavní cíl zlepšení si firma stanovila odstranění dezinformací a schopnost informovat své zaměstnance v co nejkratším čase. Mezi další očekávání patřilo zvýšení zapojení zaměstnanců do dění ve firmě, dostupnost aplikace 24/7, přizpůsobení mobilnímu i počítačovému zobrazení nebo aby aplikace podporovala firemní brand. Samozřejmostí byla také jednoduchost ovládání (tedy aby aplikaci mohl každý zaměstnanec aktivně a sám používat) a integrace na současné zdroje dat.

Průběh implementace

Abychom byli schopni vytvořit aplikaci, kterou budou zaměstnanci milovat, bylo potřeba zjistit, po čem vlastně touží. Následně proběhly diskuze ve formě interních workshopů a prostřednictvím ankety se začal vymýšlet název. Dalším důležitým bodem k řešení bylo, aby se v aplikaci promítal a podporoval firemní brand. Následně proběhla plánovaná integrace na interní systémy. Do průběhu implementace se zapojila také testovací skupina. Dnes prochází aplikace 4 fázemi vývoje, při kterých pracujeme s potřebami daných lidí.

Pozitivní dopady

Zapojení zaměstnanců do komunikace

Díky nové firemní aplikaci došlo k celkovému zapojení 96 % všech zaměstnanců. Návštěvnost aplikace se v týdnu pohybuje kolem 3 000 uživatelů, což znamená přibližně 93 % všech lidí ve firmě. Co se týče denního průměru, záleží na tom, jestli je pracovní den nebo víkend. Ve všední dny Hyundai Plus navštíví průměrně 1 400 uživatelů, o víkendu poté přibližně 650. Špička návštěvnosti je zaznamenána v rozmezí mezi 8. a 14. hodinou. A že se vyplatí mít komunikační portál také v podobě mobilní aplikace dokazuje fakt, že 82 % všech návštěv jsou uskutečněny právě přes mobilní zařízení.

Zlepšováky

Aby byli zaměstnanci ve firmě spokojeni, měli by mít možnost ovlivnit, jak to ve firmě chodí. Právě k tomuto účelu slouží zlepšováky, které mohou zaměstnanci v aplikaci podávat. Před spuštěním programu Nchanger na Hyundai Plus bylo kvartálně v roce 2019 odesláno celkem 54 zlepšováku. O dva roky později, tedy v roce 2021, přísun zlepšováků razantně vzrostl na 841 nápadů od 271 autorů, přičemž jich 403 bylo označeno za dobré.

Úspěchy a další kroky

Díky novému komunikačnímu portálu se tak podařilo ve firmě sjednotit informace či zjednodušit a lépe zacílit komunikaci. Došlo také k úbytku administrativy a zvýšení zaměstnanecké loajality. Cíle, které si firma stanovila, tedy byly úspěšně splněny. Důkazem může být také fakt, že se firma Hyundai s aplikací Plusco umístila na druhém místě v soutěži Zlatý středník 2020/21 v kategorii |Mobilní aplikace a inovace|. Není ale dobré usínat na vavřínech, a tak s Hyundai neustále pracujeme na nových funkcích, které by jejich komunikační portál mohly nadále posouvat kupředu.

A co vaše interní komunikace?

Potýká se vaše firma s komunikačními problémy a nevíte, jak z nich ven? Rádi vám pomůžeme v rámci našeho HR poradenství. A pokud vás Plusco oslnilo a toužíte po své vlastní firemní komunikační aplikaci, nabízíme vám také konzultaci pro zavedení Plusca podle vašich individuálních potřeb.