Autor: Denisa Kupsová

S managementem a zaměstnanci jsme sestavili plán jak zlepšit komunikaci a vzájemnou spolupráci ve firmě. 

Kvalita a fungování interní komunikace ovlivňuje celkovou atmosféru ve firmě i spolupráci mezi jednotlivými odděleními. Své o tom ví i brněnská společnost CESK. 

CESK prodává vybavení pro gastronomické provozovny a nabízí široký sortiment cukrářských strojů, nápojovou a výčepní techniku, kávovary a další gastro vybavení pro hotely, restaurace a kavárny. Společnost vznikla už v roce 1992 a dlouho fungovala jako malá rodinná firma s několika málo zaměstnanci. V posledních letech ale postupně roste a dnes má už 35 zaměstnanců. Růst firmy s sebou nese ale i určité výzvy, které se týkají práce komunikace, vzájemné spolupráce a vedení lidí. 

Majitel společnosti CESK pan Černý nás na podzim roku 2022 oslovil, abychom jim pomohli řešit právě tyto výzvy. A tak jsme připravili projekt auditu interní komunikace, který si kladl za cíl odhalit nedostatky v komunikaci, identifikovat silné stránky firemní kultury a nastavit transparentní proces komunikace. 

V první fázi projektu jsme vedli individuální rozhovory se všemi zaměstnanci, ptali jsme se na jejich celkovou spokojenost, vztahy mezi zaměstnanci, vzájemnou komunikaci i na to, co by chtěli ve firmě změnit. Z těchto rozhovorů vyplynuly 4 oblasti, které jsou pro vzájemnou spolupráci ve firmě důležité a které je současně potřeba změnit.  

Zaměstnanci měli následně v rámci společného workshopu možnost diskutovat a navrhovat řešení v jednotlivých oblastech. Výsledkem projektu je plán konkrétních aktivit, které zlepší komunikaci a spolupráci v rámci CESKu. Velkým benefitem je fakt, že řešení si definovali sami zaměstnanci  a aktivně se zapojili do interních změn. 

Chcete také zapracovat na své interní komunikaci? Kontaktujte nás a my vám rádi pomůžeme.

V březnu proběhla konference InComms Forum 2023, jejíž hlavní téma znělo Interní komunikace v náročném období, umění pozitivních zpráv i krizové komunikace. Tato konference každý rok přináší zajímavé případové studie, nové výzkumy i technologie v oblasti firemní komunikace. Na této mimořádné události vystupovala i naše HR konzultantka Míša Bartoníková, která mluvila o výzvách a příležitostech při přechodu na digitální nástroje komunikace. Míša pro nás také shrnula nejzajímavější témata a aktuální trendy.

Komunikace hodnot a firemní kultury 

Pokud jde o téma a obsah interní komunikace, jednoznačně mezi účastníky nejvíce rezonuje firemní kultura a hodnoty. Stále více firem si uvědomuje, jak důležitá je tato oblast pro celkové fungování a výsledky firmy. A tak je pochopitelné, že komunikace hodnot a tvorba firemní kultury se dostává do centra pozornosti interní komunikace. Důležitou roli zde hrají mimo jiné lídři firem, kteří jsou hlavními nositeli hodnot a ukazují, co právě pro ně jednotlivé hodnoty znamenají, jak je žijí a jak ovlivňují jejich rozhodování.

Změny ve způsobu komunikace

Velkou výzvou pro interní komunikaci je obecně velké množství informací a zdrojů, které konzumujeme nejen v pracovním, ale i soukromém životě.  Pozornost lidí výrazně klesá, informace si vybírají a často jim nedůvěřují. Firmy tak hledají nové kanály a originální cesty, jak zaměstnance zaujmout. Snaží se mimojiné komunikaci přizpůsobit tomu, co jejich zaměstnanci používají v soukromém životě. Videa, podcasty, sociální sítě – to všechno se dnes objevuje i v interní komunikaci. 

Stále více je akcentovaná obousměrná komunikace. Už nejde jen o informování zaměstnanců o tom, co se ve firmě děje, ale o vzájemný dialog. Lidé dostávají více prostoru vyjádřit svůj názor, poskytnout zpětnou vazbu a zapojit se do firemního dění. Touto cestou se posiluje jejich vztah k zaměstnavateli a zvyšuje se také celková angažovanost. 

Výzva jako příležitost 

Poslední roky byla pro firmy interní komunikace velkou výzvou. Lidé pracují více z domu, některá opatření omezovala jejich setkávání se, díky událostem ve světě se zvýšila jejich potřeba jistoty a stability. To všechno klade na firemní komunikaci velké nároky. Ať už jde o manažery, HR oddělení nebo týmy marketingových specialistů, všichni museli věnovat interní komunikaci daleko více prostoru a pozornosti než tomu bylo v minulosti. Tato výzva je ale současně příležitostí ukázat, jak důležitá je komunikace ve firmě a jaké může mít přínosy. Můžeme tedy očekávat, že bude pokračovat trend zvyšování důležitosti a zaměření se na tuto oblast. 

Jednou z firem, která důvěřuje komunikačnímu portálu Plusco, je oncomed manufacturing a.s. se sídlem v Brně, jejíž hlavní činností je smluvní vývoj a výroba vysoce účinných cytostatických injekcí pro léčbu onkologicky nemocných pacientů. Její kořeny sahají do roku 2010, kdy byla založena jako dceřiná společnost německé firmy medac Gesellschaft für klinische Spezialpräparate mbH. Jak tato firma o přibližně 250 zaměstnancích Plusco využívá?

Plusco na míru

Aby byla komunikační aplikace pro firmu co největším přínosem, je nutné přidat ty správné moduly a speciální funkce. Pro firmu oncomed to je například prezentace strategie, celofiremních KPI i KPI jednotlivých oddělení; integrace uživatelů a cílení obsahu dle zařazení do skupin v LDAP; bazar či aplikace.

Pro budování brandu ale nestačí se zaměřit pouze na funkční a obsahovou stránku – proto si oncomed zvolil také individuální design, který ladí se stylem firmy a svůj originální název OTÍK.

Využití komunikačního portálu

Z aplikace se stal pro zaměstnance firmy prvotní zdroj informací. „Vždy zde najdou aktuální informace, na které se mohou spolehnout, což jim poskytuje rovněž vyšší míru autonomie,“ říká JUDr. Renata Horáková, Chief Administrative Officer společnosti oncomed.

Jeden informační kanál = všechny informace

Díky portálu zmizela nutnost dalších kanálů – vymizelo tak například posílání hromadných e-mailů. Z vedoucích se stali spolutvůrci obsahu, kteří v aplikaci informují své zaměstnance o provozních věcech nebo s nimi sdílí společné úspěchy. „Díky implementaci OTÍKA, tak jsme si portál interně nazvali, jsme získali jednotnou a „sexy“ platformu pro vzájemnou komunikaci mezi námi a našimi zaměstnanci, která nám umožňuje nejen sdílet operativní i strategické informace stejně vůči všem, ale díky funkci anket získávat zároveň i rychlou zpětnou vazbu nebo průzkumy spokojenosti,“ říká JUDr. Renata Horáková. Obsah přitom firma tvoří stručný, jasný a doplněný fotkami či obrázky. Díky tomuto přístupu ke komunikaci se firmě daří přizpůsobovat formu tomu, na co jsou lidé zvyklí v běžném životě.

Oblíbené funkce a moduly

Pro co nevětší efektivitu využívání komunikačního portálu sledují v oncomedu statistiky návštěvnosti. Z těch vyplývá, že se na vrcholu žebříčku oblíbenosti drží ankety a soutěže, kde se zapojuje až 85 % zaměstnanců. Další modul, bez kterého si už nedokáže firma portál představit, jsou aplikace. „To je něco, co jsme velmi silně postrádali. Nyní je sekce plně funkční a umožňuje jednoduché a řízené využívání prakticky všech našich aplikací. Naši zaměstnanci si na portál brzy zvykli, oceňují jeho příjemné prostředí a intuitivní přístup k aplikacím a odkazům,“ říká Ing. Jiří Zbranek, vedoucí úseku IT.

Digitální interní komunikace se vyplatí

Ruku k dílu jsme pro oncomed přiložili také při tvorbě webové prezentace, komunikační strategie nebo tvorbě vizuální prezentace brandu včetně hodnot a spolupráci si nemůžeme vynachválit.

Rozjeďte svou interní komunikaci naplno a dejte zaměstnancům aplikaci, kterou budou milovat. Neváhejte nás kontaktovat a získat další informace a tipy, jak vyladit svou komunikaci ve firmě k dokonalosti.

Týmový duch a pospolitost jsou bezpochyby základem každé komunity. Vytvořte ji ve své firmě a motivujte tak zaměstnance ke vzájemné komunikaci!

Jaké může mít firemní komunita přínosy a jak její budování správně uchopit?

Firemní komunita pro všechny

Pokud si pokládáte otázku, proč se ve firmě snažit o vybudování komunity, když jde “jen o práci”, pak vězte že je ve hře skutečně mnoho. Nejenom, že se Vám může podařit významně zvýšit loajalitu a zapojení zaměstnanců, ale také ovlivníte pověst Vaší značky i za zdmi firmy. Vaši lidé se rádi pochlubí tím, co pro ně děláte a jak o ně pečujete. 

Jak začít? Zkuste si vytipovat zaměstnance, kteří jsou plní energie a mají chuť se na budování podílet. Jednoduše vyberte nadšence, jenž bude sršet nápady a pomůže vám fungování komunity rozjet. Nezapomeňte ale, že je vždy nutná podpora a zapojení i těch nejvyšších manažerů.

Druhým krokem je pak najít sdílenou vášeň, potřebu nebo aktivity, které mohu zaměstnanci společně sdílet. Přinášejte svým členům přidanou hodnotu, vzdělávejte je, obohacujte je a dejte jim vědět, že si vážíte jejich názoru a času. 

Při vymýšlení vhodných kroků a aktivit naslouchejte svým zaměstnancům a zjistěte, o co by měli zájem. Vhodné jsou takové činnosti, které vyzvou členy komunity ke vzájemné komunikaci a zapojení do společné aktivity. Vsadit můžete jak na osobní pravidelné setkávání, jako jsou přednášky či workshopy, tak na způsoby digitální. Společný chat, blog, či soutěžení

Jak na to digitálně s firemní aplikací?

Digitální budování komunity představuje jednoduchý způsob, jak dostat obsah a aktivity ke všem členům a jednoduše je zapojit do dění.

Komunikační aplikace Plusco vám nabízí hned několik modulů, které jsou pro budování firemní komunity (jako) dělané.
Nabídněte svým kolegům věci, které vám doma fungují pouze jako lapače prachu skrze modul Bazar; užijte si společnou cestu do práce s modulem Spolujízdy nebo podpořte soutěživého ducha svých zaměstnanců pomocí modulu Soutěže.

Kreativita je vždy vítána – k budování firemní komunity můžete využít také další moduly z nabídky. Pro organizování celofiremní sportovní výzvy využijete funkci Dashboard, o výběru team buildingových aktivit pak mohou rozhodnout přímo zaměstnanci a to skrze modul Dotazníky.
A pokud máte vlastní nápad, můžeme pro vás vytvořit modul na míru. Příkladem může být třeba funkce rezervací a zapůjčení vozidel, kterou nyní připravujeme pro klienta Hyundai Motor Czech.

Nechte si poradit

Zajímá vás, jaké další přínosy může mít komunikační portál (nejen) pro budování vaší firemní komunity? Neváhejte nás kontaktovat! Rádi vám poradíme a společně najdeme ideální řešení pro interní komunikaci právě ve vaší firmě.

V článcích o interní komunikaci se obvykle dočtete, co všechno byste zaměstnancům měli komunikovat. Nejčastěji se přitom skloňují pojmy jako hodnoty, vize, strategie nebo cíle. Ano, to všechno pomáhá lidem vnímat o co firmě jde a lépe se s ní identifikovat. Proti tomu asi nelze mít námitky. Pokud ale chcete budovat a posílit vztah mezi firmou a zaměstnanci, nestačí se jen zabývat tím, co chce nebo by měla komunikovat firma. Stejně důležitá je i otázka, co chce zaměstnanec. Víte, jaké informace chtějí vaši lidé? Co je zajímá? Co je pro ně důležité?

Ať už pro interní komunikaci používáte intranet, časopis, nástěnky nebo aplikaci, je důležité vědět, jaké informace zaměstnance zajímají. Moderní, barevná nebo zábavná forma nikdy nezachrání nudný obsah. Nehledejte obecné poučky a názory, chcete-li vědět, co vaše lidi zajímá, zeptejte se jich. Každá firma má specifický ekosystém a co platí v jedné firmě nemusí platit u nás. 

Jak zjistíte, co právě vaše lidi zajímá

Chcete-li vědět, jaký obsah by právě po vaše lidi byl atraktivní a také užitečný, existuje celá řada způsobů, jak to zjistit. Některé jsou časově a někdy i finančně náročné, jiné vás mohou stát jen pár minut. Pojďme se na některé z nich podívat. 

Workshop

Chcete-li získat komplexní přehled o tom, jaký obsah sdílet, vhodným řešením je workshop se zaměstnanci. Vyberte zástupce jednotlivých oddělení napříč organizační strukturou a v rámci společné diskuse dejte dohromady nejdůležitější oblasti a témata, která by v komunikaci neměla chybět. Pokud si na řízení takového workshopu netroufáte, přizvěte externího facilitátora, a to nejlépe takového, který už má zkušenosti s interní komunikací.

Audit interní komunikace

Pokud cítíte, že potřebujete řešit nejen obsah, ale také formu komunikace, sdílení informací či vztahy ve firmě, bude pro vás vhodnou cestou audit interní komunikace. Ten vám pomůže zmapovat aktuální stav a současně bude jeho výsledkem i plán pro zefektivnění komunikace a spolupráce ve vaší společnosti. Správně provedený audit vhodně zapojí zaměstnance napříč firmou a motivuje je ke společné změně interní komunikace. 

Neformální rozhovor třeba u kávovaru

Nemáte-li prostor pro systematické zjišťování potřeb vašich zaměstnanců, využijte neformální setkání ke krátkému rozhovoru. Někdy stačí pár vět v kuchyňce u kávovaru, v jídelně u oběda nebo po cestě na autobus. Ptejte se, co se lidem líbilo v posledním vydání firemního časopisu, jaké informaci by potřebovali, co si chtějí přečíst příště. Krátký neformální rozhovor je určitě lepší než tvořit obsah komunikace pouze podle našich představ.  

Analytická data

Máte-li už nyní digitální formu komunikace, nejjednodušší cestou je podívat se na statistické údaje o návštěvnosti, počtu zhlédnutí zpráv nebo času stráveného u určitého obsahu. Na základě toho se můžete více zaměřit na obsah, který byl v minulých obdobích úspěšný. Nevýhodou je, že pokud vám určité informace v komunikaci chybí, statistiky je neodhalí.

Ať už zvolíte jakoukoliv cestu (nebo kombinaci více cest), věříme, že získáte nový pohled na zajímavý a užitečný obsah. Interní komunikace totiž může fungovat jen tehdy, pokud slouží firmě i lidem. 

Někdo nad ním mávne rukou, pro někoho je podmínkou spokojenosti v zaměstnání. Na firemní vzdělávání se pohledy zaměstnanců i zaměstnavatelů různí. Faktem ale je, že pokud je s firemním vzděláváním nakládáno správně, může zvýšit nejen spokojenost zaměstnanců, ale také hodnotu společnosti. Jak vzdělávací aktivity nastavit tak, aby pomohly vaší firmě efektivně růst?

Proč je firemní vzdělávání nutnost

Dobrý vzdělávací program může vaší firmě výrazně přilepšit. Zaměstnancům dodá vzdělávání směr a pomůže jim se dále rozvíjet, především v proměnlivých oblastech, kde je nutné znalosti neustále rozšiřovat. Navíc zvýší jejich celkovou motivaci a přispěje k lepší atmosféře v práci.

Vzdělávání ale může být také velkou motivací pro zájemce o práci, protože právě možnost se ve svých znalostech a dovednostech dále rozvíjet často stojí za změnou zaměstnání.

A co z toho bude mít vaše firma? Zaměstnance, kteří jsou špičkami ve svém oboru a dokážou se zorientovat v neustále se měnícím prostředí.

Plán a strategie

Abyste z firemního vzdělávání vytěžili co nejvíc, je důležité proces připravit. Zamyslete se především nad tím, které znalosti či dovednosti hrají prim v každém z vašich oddělení ve společnosti a jaké je zaměření či pracovní náplň jednotlivých pozic. Vhodné je se pravidelně se svými zaměstnanci scházet a zmapovat oblasti, na kterých by bylo dobré u daného jedince zapracovat, a to jak v kontextu růstu jeho, tak firmy.

Stanovte si také cíle – čeho chcete vzděláváním dosáhnout a kam vaši firmu přesně posune. Formulujte je ale tak, abyste byli schopni později měřit efektivitu svého plánu.

Možnosti vzdělávání

Vzdělávání může probíhat prezenčně, tedy offline; nebo online, tedy na dálku. Jaké mají oba typy výhody?

• Offline školení dává zaměstnancům možnost se přímo na místě ptát lektora a navíc může díky změně prostředí působit přímo zážitkově. Pro lektora je také v této formě jednoduší posluchače zaujmout a motivovat k zapojení se do výkladu.

• Online kurzy jsou výhodné v tom, že si je může zaměstnanec pouštět na základě svého tempa a časových možností. Navíc není potřeba přítomnost lektora, takže firma ušetří.

Vzdělávání vždy po ruce

Na vzdělávání v SOVA HOLDING klademe velký důraz. V rámci našich aktivit se věnujeme také profesionálnímu pořizování záznamů a webinářů se zkušenými lektory. Tyto výstupy je možné jednoduše vložit do komunikační aplikace Plusco a tím kurzy zpřístupnit zaměstnancům. Díky možnostem cílení a úpravě oprávnění je navíc možné zpřístupnit daný obsah pouze vybraným zaměstnancům či oddělením.