Autor: Denisa Kupsová

Minulý měsíc společnost Xella spustila aplikaci Plusco pro interní komunikaci. Implementaci měla na starost paní Mária Sedlačková a my jsme jí položili několik otázek.  

Mário, jak jste komunikovali se zaměstnanci dříve? Jaké kanály jste používali?

S lidmi na THP pozicích jsme komunikovali převážně emailem. Pro lidi ve výrobě pro nás byly tím hlavním nástrojem nástěnky. Také už několik let jsme vydávali měsíční newsletter, kde se snažíme dávat důležité informace a novinky o tom, co se ve firmě děje. Publikovali jsme tam např. články o našich referenčních stavbách nebo o firemních akcích. Je to něco, na co můžeme být opravdu hrdí, jelikož jsme časopis úspěšně vydávali 6 let. 

Proč jste se rozhodli začít používat Plusco?

Naráželi jsme na to, že ne každý člověk si tištěný newsletter vezme a přečte. A největším problémem bylo, že ve chvíli kdy časopis vyšel, byly už některé informace pasé. Nemohli jsme tam dávat skutečně aktuální věci, jen to, co se stihlo před uzávěrkou. Ve chvíli vydání už to byly zastaralé informace. 

Proto jsme se rozhodli komunikaci digitalizovat, abychom mohli se zaměstnanci sdílet skutečně aktuální informace, dalo by se říct v reálném čase. Chceme komunikaci posunout do přítomnosti.

Co dalšího od digitalizace komunikace očekáváte?  

Těšíme se, že budou mít k informacím přístup všichni zaměstnanci bez ohledu na to, na jaké pozici pracují. Důležité pro nás také je, že dostanou všichni stejnou zprávu.

Jak se vám podařilo investice do digitalizace komunikace prosadit?

Argumentovali jsme ušetřením nákladů. Používáme ve firmě Microsoft 365, ale účet nemůže mít každý, protože by to bylo finančně náročné. Díky Pluscu budou mít všichni zaměstnanci přístup k informacím a to za výrazně nižší cenu. 

Jak myslíte, že zaměstnanci aplikaci přijmou?

Díky pilotnímu testování už aplikaci několik zaměstnanců zkoušelo, ukazovali ji i svým kolegům a reakce jsou většinou: “To chci mít taky!”

Na co se nejvíc těšíte vy osobně?

Já se těším na to, že se dostaneme k lidem blíž. Budeme mít dosah opravdu na všechny, bez ohledu na závod, zemi, pozici. Navíc bylo náročné zvládat komunikaci se zaměstnanci, když nejsou na jednom závodě nebo v jedné zemi.

Děkujeme moc za rozhovor.

V dubnovém vydání Plusco News jsme pro vás shrnuli témata a trendy interní komunikace tak, jak se o nich mluvilo na konferenci InComms Forum. Jedno zajímavé a velmi aktuální téma se ale na této události neobjevilo, i když o něm asi všichni slyšíme a čteme – umělá inteligence a nástroje jako je Chat-GPT, Tome, Microsoft Designer a mnoho dalších. Jak tyto nástroje ovlivní obor HR a interní komunikaci?

Připravte se…

Nástroje AI se neuvěřitelně rychle vyvíjejí a zlepšují. Co neumí dnes budou umět možná už příští měsíc nebo týden. Je obtížné predikovat, jak reálně ovlivní naši práci v tomto roce a jak rychlé bude zavedení nástrojů AI ve firemním prostředí. Na co se tedy připravit?

Se zvídavostí nejdál dojdeš

Zvídavost je vlastnost, kterou právě teď potřebujeme. Pojďme si hrát a zkoušet, jak AI funguje, co umí a co naopak nezvládá moc dobře.  Využití těchto nástrojů už vás potom napadne samo. Každý z nás může AI použít trochu jinak. Podle toho, co potřebujeme zrychlit nebo zefektivnit, co nás nebaví a chceme, aby to udělat někdo za nás, nebo na co nemáme dostatek lidí. Zvídavost, nastavení mysli a touha zjednodušovat věci jsou od teď důležité kompetence každého lídra včetně HR.

Neznamená to, že musíme být tech-lídrem ve vaší firmě, ale podporujte lidi kolem sebe, kteří se o technologické novinky zajímají. Pomohou vám rychle se zorientovat  a můžete z nich udělat ambasadory automatizace, digitalizace a AI. 

Spousta emocí

Nové technologie určitě vyvolávají a budou vyvolávat u našich zaměstnanců strach, odpor, možná frustraci. “Nepřijdu o práci, když budeme ve firmě používat AI? Proč musím používat zase novou aplikaci? Ta nová technologie pro mě znamená, že musím dělat práci navíc, tak na co to je?” Novou rolí HR tak bude pomoci zaměstnancům adaptovat se na všechny tyto změny, aby nedocházelo k poklesu jejich motivace, celkové spokojenosti i výkonu. Mluvit se zaměstnanci ještě víc než dříve a vnímat jejich obavy a námitky. To co teď budeme potřebovat, by se dalo pojmenovat jako change management. 

Diskutujme!

Pokud vás toto téma zajímá a rádi byste s námi prodiskutovali, jak bude HR ovlivněno nástupem umělé inteligence, připojte se k našemu HR workshopu na téma Existuje hranice digitalizace HR?

Věděli jste, že moduly aplikace Plusco nemusíte využívat pouze samostatně? Můžete je totiž vzájemně propojovat tak, abyste efektivně došli ke svému cíli a zvýšili tak povědomí, motivaci i zapojení svých zaměstnanců! Jako inspirace a příklad takové interakce mezi jednotlivými moduly nám poslouží sportovní výzva zaměstnanců i vedení firmy.

Nový benefit = motivace k pohybu!

Nový benefit MultiSport karta pro zaměstnance všechny motivuje k pohybu a zdravému životnímu stylu, ale také k nové výzvě, která je v Pluscu čeká….

……..

…..

Sportovní výzva je tu! Je na čase se o ni podělit se světem…

Informace o sportovní výzvě dostanou zaměstnanci v novém příspěvku v modulu Zprávy. Tam je také umístěn soubor, do kterého mohou všichni zaměstnanci zaznamenávat své sportovní snažení. Ale jak zařídit, že se zvěsti o nové společné aktivitě dostanou ke všem? Skvěle poslouží jak umístění na dashboardu na hlavní stránce, kde výzvu nikdo nepřehlédne, tak ve formě upozornění, které každému zaměstnanci v aplikaci zazvoní. Obě tyto místa vedou do hlavní zprávy s informacemi.

Výzva je jednoduchá – Za měsíc musí zaměstnanci dohromady nasportovat celkem 200 hodin. A odměna? Luxusní snídaně v prostorech firmy!

Aktualizace a reakce…

Sportovní výzva je v plném proudu! Je tak zapotřebí nadšeným sportovcům sdělit, jaké je jejich průběžné skóre a také připomenout lákavou výhru. K tomu jsou vám k dispozici stále zprávy, dashboard i upozornění… Aktualizace navíc dávají zaměstnancům možnost se podělit o své úspěchy, pocity a názory. Zkrátka se rozproudí pořádná diskuze!

(Nejen) sladká výhra!

Výzva je u konce a všechny odměnila výbornou snídaní v režii vedení firmy! A aby zaměstnancům zůstalo z tohoto dne víc než jen vzpomínky, mohou si připomenout plody svého snažení v modulu Galerie!

A co vaše společná aktivita?

Chcete i vy zapojit své zaměstnance do akce díky Pluscu? Ozvěte se nám a rádi s vámi probereme možnosti! 🙂

V minulém díle Plusco News jsme psali o interní komunikaci a využívání aplikace Plusco ve společnosti Oncomed. Než ale celý příběh Plusca v této společnosti začal, spolupracovali jsme na kompletní tvorbě komunikační strategie a budování celkové image značky.
Budování značky a jejího povědomí je nedílnou součástí externí komunikace, která má vyprávět příběh společnosti, interpretovat hodnoty, společné cíle, vize a v neposlední řadě také emoce. Všechny tyto prvky by pak měly být společné pro komunikaci uvnitř firmy.

Hlavní úlohu v projektu zastal brand designer Jan Krátký, kterého jsme poprosili o představení projektu.

Jaké bylo zadání zakázky a její cíle?

V rámci služby brand consultingu nás společnost oncomed manufacturing oslovila s prosbou o pomoc s formulováním celkové identity značky. Po sérii vstupních rozhovorů bylo zřejmé, že projekt směřuje k hloubkovému auditu a definici identity značky. Nejednalo se pouze o povrchové vizuální náležitosti, ale především o snahu celkově uchopit kréda a přidanou hodnotu značky všechny tyto náležitosti zformulovat do celkového mixu, který bude reflektovat původ a povahu společnosti i jejích aspirace. Projekt tedy měl dvě velké části, a to definici identity a tvorbu návazných obsahových a vizuálních prostředků k jejímu vyjádření. V oncomedu jsme vedli sérii interních workshopů, analyzovali data, zpracovali design a vedli realizaci. V neposlední řadě jsme také školili klíčové pracovníky v následném užívání. Projekt trval téměř dva roky.

Práce na brandu je kontinuální proces. Jaké jsou další úkoly, které se do budoucna otevírají?

Je to tak, jedná se ve skutečnosti o cílený proces brand managementu a ne jednorázovou formulaci. Součástí by mělo být také nastartování interních procesů, které povedou k inovacím, vyšší konkurenceschopnosti a iniciativě vlastních zaměstnanců. Takový projekt může vést k lepší pozici na trhu, vyšší soudržnosti týmu i motivaci v zaměstnání. V principu by se mělo pracovat na všech částech dále.

Více o společnosti oncomed

Zajímalo by Vás podobné řešení komunikace pro Vaši firmu? Pojďte si s námi nezávazně popovídat!

S managementem a zaměstnanci jsme sestavili plán jak zlepšit komunikaci a vzájemnou spolupráci ve firmě. 

Kvalita a fungování interní komunikace ovlivňuje celkovou atmosféru ve firmě i spolupráci mezi jednotlivými odděleními. Své o tom ví i brněnská společnost CESK. 

CESK prodává vybavení pro gastronomické provozovny a nabízí široký sortiment cukrářských strojů, nápojovou a výčepní techniku, kávovary a další gastro vybavení pro hotely, restaurace a kavárny. Společnost vznikla už v roce 1992 a dlouho fungovala jako malá rodinná firma s několika málo zaměstnanci. V posledních letech ale postupně roste a dnes má už 35 zaměstnanců. Růst firmy s sebou nese ale i určité výzvy, které se týkají práce komunikace, vzájemné spolupráce a vedení lidí. 

Majitel společnosti CESK pan Černý nás na podzim roku 2022 oslovil, abychom jim pomohli řešit právě tyto výzvy. A tak jsme připravili projekt auditu interní komunikace, který si kladl za cíl odhalit nedostatky v komunikaci, identifikovat silné stránky firemní kultury a nastavit transparentní proces komunikace. 

V první fázi projektu jsme vedli individuální rozhovory se všemi zaměstnanci, ptali jsme se na jejich celkovou spokojenost, vztahy mezi zaměstnanci, vzájemnou komunikaci i na to, co by chtěli ve firmě změnit. Z těchto rozhovorů vyplynuly 4 oblasti, které jsou pro vzájemnou spolupráci ve firmě důležité a které je současně potřeba změnit.  

Zaměstnanci měli následně v rámci společného workshopu možnost diskutovat a navrhovat řešení v jednotlivých oblastech. Výsledkem projektu je plán konkrétních aktivit, které zlepší komunikaci a spolupráci v rámci CESKu. Velkým benefitem je fakt, že řešení si definovali sami zaměstnanci  a aktivně se zapojili do interních změn. 

Chcete také zapracovat na své interní komunikaci? Kontaktujte nás a my vám rádi pomůžeme.

V březnu proběhla konference InComms Forum 2023, jejíž hlavní téma znělo Interní komunikace v náročném období, umění pozitivních zpráv i krizové komunikace. Tato konference každý rok přináší zajímavé případové studie, nové výzkumy i technologie v oblasti firemní komunikace. Na této mimořádné události vystupovala i naše HR konzultantka Míša Bartoníková, která mluvila o výzvách a příležitostech při přechodu na digitální nástroje komunikace. Míša pro nás také shrnula nejzajímavější témata a aktuální trendy.

Komunikace hodnot a firemní kultury 

Pokud jde o téma a obsah interní komunikace, jednoznačně mezi účastníky nejvíce rezonuje firemní kultura a hodnoty. Stále více firem si uvědomuje, jak důležitá je tato oblast pro celkové fungování a výsledky firmy. A tak je pochopitelné, že komunikace hodnot a tvorba firemní kultury se dostává do centra pozornosti interní komunikace. Důležitou roli zde hrají mimo jiné lídři firem, kteří jsou hlavními nositeli hodnot a ukazují, co právě pro ně jednotlivé hodnoty znamenají, jak je žijí a jak ovlivňují jejich rozhodování.

Změny ve způsobu komunikace

Velkou výzvou pro interní komunikaci je obecně velké množství informací a zdrojů, které konzumujeme nejen v pracovním, ale i soukromém životě.  Pozornost lidí výrazně klesá, informace si vybírají a často jim nedůvěřují. Firmy tak hledají nové kanály a originální cesty, jak zaměstnance zaujmout. Snaží se mimojiné komunikaci přizpůsobit tomu, co jejich zaměstnanci používají v soukromém životě. Videa, podcasty, sociální sítě – to všechno se dnes objevuje i v interní komunikaci. 

Stále více je akcentovaná obousměrná komunikace. Už nejde jen o informování zaměstnanců o tom, co se ve firmě děje, ale o vzájemný dialog. Lidé dostávají více prostoru vyjádřit svůj názor, poskytnout zpětnou vazbu a zapojit se do firemního dění. Touto cestou se posiluje jejich vztah k zaměstnavateli a zvyšuje se také celková angažovanost. 

Výzva jako příležitost 

Poslední roky byla pro firmy interní komunikace velkou výzvou. Lidé pracují více z domu, některá opatření omezovala jejich setkávání se, díky událostem ve světě se zvýšila jejich potřeba jistoty a stability. To všechno klade na firemní komunikaci velké nároky. Ať už jde o manažery, HR oddělení nebo týmy marketingových specialistů, všichni museli věnovat interní komunikaci daleko více prostoru a pozornosti než tomu bylo v minulosti. Tato výzva je ale současně příležitostí ukázat, jak důležitá je komunikace ve firmě a jaké může mít přínosy. Můžeme tedy očekávat, že bude pokračovat trend zvyšování důležitosti a zaměření se na tuto oblast. 

Jednou z firem, která důvěřuje komunikačnímu portálu Plusco, je oncomed manufacturing a.s. se sídlem v Brně, jejíž hlavní činností je smluvní vývoj a výroba vysoce účinných cytostatických injekcí pro léčbu onkologicky nemocných pacientů. Její kořeny sahají do roku 2010, kdy byla založena jako dceřiná společnost německé firmy medac Gesellschaft für klinische Spezialpräparate mbH. Jak tato firma o přibližně 250 zaměstnancích Plusco využívá?

Plusco na míru

Aby byla komunikační aplikace pro firmu co největším přínosem, je nutné přidat ty správné moduly a speciální funkce. Pro firmu oncomed to je například prezentace strategie, celofiremních KPI i KPI jednotlivých oddělení; integrace uživatelů a cílení obsahu dle zařazení do skupin v LDAP; bazar či aplikace.

Pro budování brandu ale nestačí se zaměřit pouze na funkční a obsahovou stránku – proto si oncomed zvolil také individuální design, který ladí se stylem firmy a svůj originální název OTÍK.

Využití komunikačního portálu

Z aplikace se stal pro zaměstnance firmy prvotní zdroj informací. „Vždy zde najdou aktuální informace, na které se mohou spolehnout, což jim poskytuje rovněž vyšší míru autonomie,“ říká JUDr. Renata Horáková, Chief Administrative Officer společnosti oncomed.

Jeden informační kanál = všechny informace

Díky portálu zmizela nutnost dalších kanálů – vymizelo tak například posílání hromadných e-mailů. Z vedoucích se stali spolutvůrci obsahu, kteří v aplikaci informují své zaměstnance o provozních věcech nebo s nimi sdílí společné úspěchy. „Díky implementaci OTÍKA, tak jsme si portál interně nazvali, jsme získali jednotnou a „sexy“ platformu pro vzájemnou komunikaci mezi námi a našimi zaměstnanci, která nám umožňuje nejen sdílet operativní i strategické informace stejně vůči všem, ale díky funkci anket získávat zároveň i rychlou zpětnou vazbu nebo průzkumy spokojenosti,“ říká JUDr. Renata Horáková. Obsah přitom firma tvoří stručný, jasný a doplněný fotkami či obrázky. Díky tomuto přístupu ke komunikaci se firmě daří přizpůsobovat formu tomu, na co jsou lidé zvyklí v běžném životě.

Oblíbené funkce a moduly

Pro co nevětší efektivitu využívání komunikačního portálu sledují v oncomedu statistiky návštěvnosti. Z těch vyplývá, že se na vrcholu žebříčku oblíbenosti drží ankety a soutěže, kde se zapojuje až 85 % zaměstnanců. Další modul, bez kterého si už nedokáže firma portál představit, jsou aplikace. „To je něco, co jsme velmi silně postrádali. Nyní je sekce plně funkční a umožňuje jednoduché a řízené využívání prakticky všech našich aplikací. Naši zaměstnanci si na portál brzy zvykli, oceňují jeho příjemné prostředí a intuitivní přístup k aplikacím a odkazům,“ říká Ing. Jiří Zbranek, vedoucí úseku IT.

Digitální interní komunikace se vyplatí

Ruku k dílu jsme pro oncomed přiložili také při tvorbě webové prezentace, komunikační strategie nebo tvorbě vizuální prezentace brandu včetně hodnot a spolupráci si nemůžeme vynachválit.

Rozjeďte svou interní komunikaci naplno a dejte zaměstnancům aplikaci, kterou budou milovat. Neváhejte nás kontaktovat a získat další informace a tipy, jak vyladit svou komunikaci ve firmě k dokonalosti.

Týmový duch a pospolitost jsou bezpochyby základem každé komunity. Vytvořte ji ve své firmě a motivujte tak zaměstnance ke vzájemné komunikaci!

Jaké může mít firemní komunita přínosy a jak její budování správně uchopit?

Firemní komunita pro všechny

Pokud si pokládáte otázku, proč se ve firmě snažit o vybudování komunity, když jde “jen o práci”, pak vězte že je ve hře skutečně mnoho. Nejenom, že se Vám může podařit významně zvýšit loajalitu a zapojení zaměstnanců, ale také ovlivníte pověst Vaší značky i za zdmi firmy. Vaši lidé se rádi pochlubí tím, co pro ně děláte a jak o ně pečujete. 

Jak začít? Zkuste si vytipovat zaměstnance, kteří jsou plní energie a mají chuť se na budování podílet. Jednoduše vyberte nadšence, jenž bude sršet nápady a pomůže vám fungování komunity rozjet. Nezapomeňte ale, že je vždy nutná podpora a zapojení i těch nejvyšších manažerů.

Druhým krokem je pak najít sdílenou vášeň, potřebu nebo aktivity, které mohu zaměstnanci společně sdílet. Přinášejte svým členům přidanou hodnotu, vzdělávejte je, obohacujte je a dejte jim vědět, že si vážíte jejich názoru a času. 

Při vymýšlení vhodných kroků a aktivit naslouchejte svým zaměstnancům a zjistěte, o co by měli zájem. Vhodné jsou takové činnosti, které vyzvou členy komunity ke vzájemné komunikaci a zapojení do společné aktivity. Vsadit můžete jak na osobní pravidelné setkávání, jako jsou přednášky či workshopy, tak na způsoby digitální. Společný chat, blog, či soutěžení

Jak na to digitálně s firemní aplikací?

Digitální budování komunity představuje jednoduchý způsob, jak dostat obsah a aktivity ke všem členům a jednoduše je zapojit do dění.

Komunikační aplikace Plusco vám nabízí hned několik modulů, které jsou pro budování firemní komunity (jako) dělané.
Nabídněte svým kolegům věci, které vám doma fungují pouze jako lapače prachu skrze modul Bazar; užijte si společnou cestu do práce s modulem Spolujízdy nebo podpořte soutěživého ducha svých zaměstnanců pomocí modulu Soutěže.

Kreativita je vždy vítána – k budování firemní komunity můžete využít také další moduly z nabídky. Pro organizování celofiremní sportovní výzvy využijete funkci Dashboard, o výběru team buildingových aktivit pak mohou rozhodnout přímo zaměstnanci a to skrze modul Dotazníky.
A pokud máte vlastní nápad, můžeme pro vás vytvořit modul na míru. Příkladem může být třeba funkce rezervací a zapůjčení vozidel, kterou nyní připravujeme pro klienta Hyundai Motor Czech.

Nechte si poradit

Zajímá vás, jaké další přínosy může mít komunikační portál (nejen) pro budování vaší firemní komunity? Neváhejte nás kontaktovat! Rádi vám poradíme a společně najdeme ideální řešení pro interní komunikaci právě ve vaší firmě.

V článcích o interní komunikaci se obvykle dočtete, co všechno byste zaměstnancům měli komunikovat. Nejčastěji se přitom skloňují pojmy jako hodnoty, vize, strategie nebo cíle. Ano, to všechno pomáhá lidem vnímat o co firmě jde a lépe se s ní identifikovat. Proti tomu asi nelze mít námitky. Pokud ale chcete budovat a posílit vztah mezi firmou a zaměstnanci, nestačí se jen zabývat tím, co chce nebo by měla komunikovat firma. Stejně důležitá je i otázka, co chce zaměstnanec. Víte, jaké informace chtějí vaši lidé? Co je zajímá? Co je pro ně důležité?

Ať už pro interní komunikaci používáte intranet, časopis, nástěnky nebo aplikaci, je důležité vědět, jaké informace zaměstnance zajímají. Moderní, barevná nebo zábavná forma nikdy nezachrání nudný obsah. Nehledejte obecné poučky a názory, chcete-li vědět, co vaše lidi zajímá, zeptejte se jich. Každá firma má specifický ekosystém a co platí v jedné firmě nemusí platit u nás. 

Jak zjistíte, co právě vaše lidi zajímá

Chcete-li vědět, jaký obsah by právě po vaše lidi byl atraktivní a také užitečný, existuje celá řada způsobů, jak to zjistit. Některé jsou časově a někdy i finančně náročné, jiné vás mohou stát jen pár minut. Pojďme se na některé z nich podívat. 

Workshop

Chcete-li získat komplexní přehled o tom, jaký obsah sdílet, vhodným řešením je workshop se zaměstnanci. Vyberte zástupce jednotlivých oddělení napříč organizační strukturou a v rámci společné diskuse dejte dohromady nejdůležitější oblasti a témata, která by v komunikaci neměla chybět. Pokud si na řízení takového workshopu netroufáte, přizvěte externího facilitátora, a to nejlépe takového, který už má zkušenosti s interní komunikací.

Audit interní komunikace

Pokud cítíte, že potřebujete řešit nejen obsah, ale také formu komunikace, sdílení informací či vztahy ve firmě, bude pro vás vhodnou cestou audit interní komunikace. Ten vám pomůže zmapovat aktuální stav a současně bude jeho výsledkem i plán pro zefektivnění komunikace a spolupráce ve vaší společnosti. Správně provedený audit vhodně zapojí zaměstnance napříč firmou a motivuje je ke společné změně interní komunikace. 

Neformální rozhovor třeba u kávovaru

Nemáte-li prostor pro systematické zjišťování potřeb vašich zaměstnanců, využijte neformální setkání ke krátkému rozhovoru. Někdy stačí pár vět v kuchyňce u kávovaru, v jídelně u oběda nebo po cestě na autobus. Ptejte se, co se lidem líbilo v posledním vydání firemního časopisu, jaké informaci by potřebovali, co si chtějí přečíst příště. Krátký neformální rozhovor je určitě lepší než tvořit obsah komunikace pouze podle našich představ.  

Analytická data

Máte-li už nyní digitální formu komunikace, nejjednodušší cestou je podívat se na statistické údaje o návštěvnosti, počtu zhlédnutí zpráv nebo času stráveného u určitého obsahu. Na základě toho se můžete více zaměřit na obsah, který byl v minulých obdobích úspěšný. Nevýhodou je, že pokud vám určité informace v komunikaci chybí, statistiky je neodhalí.

Ať už zvolíte jakoukoliv cestu (nebo kombinaci více cest), věříme, že získáte nový pohled na zajímavý a užitečný obsah. Interní komunikace totiž může fungovat jen tehdy, pokud slouží firmě i lidem.