Tým oddělení Komunikace MOBIS Czech nám svěřil důvěru a využívá našich služeb již několik měsíců pro vylepšení interní komunikace svých závodů v Mošnově a Nošovicích. Ptáme se proto: co naše komunikační aplikace přinesla této rostoucí jihokorejské automotive společnosti a jaké má další plány pro její budoucí využití?

Představení společnosti MOBIS

Společnost MOBIS, která je největším dodavatelem automobilky Hyundai Motor Manufacturing Czech, funguje ve třech provozech. V nošovickém závodě se kompletují čtyři auto-moduly pro vozy značky Hyundai a Kia (modul přední masky, modul přední nápravy, modul zadní nápravy a modul přístrojové desky). V Mošnově se pak vyrábí přední a zadní světlomety pro automobilky Hyundai Motor, Kia Motor, Škoda, Opel a Fiat. Třetí závod společnosti je umístěn přímo v areálu společnosti HMMC Nošovice a kompletují se zde baterie pro vozy Hyundai Tuscon a Kia Sportage v plug-in hybridní verzi. Celkově firma zaměstnává 2,5 tisíce zaměstnanců.

Ze zřejmého důvodu členitosti a rozmístění svých provozů se MOBIS v roce 2021 rozhodl zefektivnit svou interní komunikaci implementací mobilní aplikace myMOBIS dostupnou všem zaměstnancům společnosti.

Plusy komunikační aplikace

Zuzana Kulhánková z týmu oddělení Komunikace/PR sekce vidí přínos tzv. digitalizace v rámci interní komunikace hlavně v tom, že je možné sdílet jakékoliv informace okamžitě napříč všemi provozy anebo i separátně. Sdílení zpráv a příspěvků je rychlé a cílené, což je velmi oceňováno hlavně v případě nečekaných provozních změn.

Tento nástroj je také neocenitelným pomocníkem při provádění bleskových průzkumů mezi zaměstnanci. Aplikaci v tuto chvíli provozujeme dvojjazyčně (česky, anglicky), ale do budoucna plánujeme rozšíření o polskou a ukrajinskou verzi v souvislosti s národností skladbou našich zaměstnanců tak, abychom ještě zvýšili počet aktivních uživatelů.

Další směry

V letošním roce tým oddělení Komunikace rozšiřuje aplikaci myMOBIS o další moduly a funkcionality, které dávají zaměstnancům možnost nahlédnout do své výplatní pásky, zobrazit si volná místa v rámci interního náboru anebo přečíst firemní noviny. Z důvodu zvýšení bezpečnosti sdílených citlivých osobních údajů v aplikaci bylo nedávno zavedeno také dvoufaktorové ověření.

Do budoucna by tato aplikace mohla být využívána pro oblasti jako jsou: efektivnější objednávání obědů; blahopřání k narozeninám; upozornění na obnovení pracovního oblečení; osobní účet zaměstnance; soutěžní otázky z různých oblastí BOZP, kvality, atd.; zlepšovací návrhy; Legal News/HR News rubriky.

Faktem je, že lidé si vytváří silnější vztah k věcem, které mohou nějakým způsobem ovlivnit. Pokud jsme postaveni před hotovou věc, máme větší tendenci zaujmout negativní postoj nebo jít do pasivity. A to platí i ve firemním prostředí. Pokud chceme zaměstnance, kterým na firmě záleží, dejme jim možnost (spolu)rozhodovat. A nemusí jít o věci zásadní nebo strategické. Někdy i zdánlivě nevýznamné rozhodnutí může být důležitým symbolem. 

Nechte zaměstnance rozhodnout

Přemýšlíte, jaké občerstvení by zaměstnanci uvítali na firemním akci? Nevíte, jaký benefit by zaměstnanci ocenili nejvíce? Chcete zaměstnancům zlepšit pracovní prostředí, ale nevíte jak?  Přesně to jsou oblasti, o kterých můžeme nechat hlasovat a rozhodovat zaměstnance. 

Rychlá zpětná vazba s Pluscem

Jak takové hlasování udělat technicky? Jak rychle posbírat zpětnou vazbu nebo názory zaměstnanců? Ideálním řešením je Plusco. Součástí této naší aplikace je i Modul Dotazníky, který vám umožní jednoduše vytvořit jakoukoli anketu nebo i komplexní dotazník. Zaměstnanci ho mohou vyplnit na svém mobilním telefonu nebo v počítači. Jejich zpětnou vazbu tedy získáte velmi rychle a jednoduše.

Hlavně oboustranně

Zpětná vazba od zaměstnanců se díky tomuto nástroji může stát součástí vaší firemní kultury. Interní komunikace by totiž neměla být jen směrem od firmy k zaměstnancům, ale i naopak. A právě Plusco vám pomůže nejen zvýšit informovanost vašich zaměstnanců, ale také posílit jejich angažovanost. 

Digitalizace a automatizace HR procesů je jedním z nejaktuálnějších témat a také priorit mnoha firem. Od implementace nových technologií přitom nejčastěji očekáváme nejen snížení administrativní zátěže, ale také snížení nákladů. Velkou otázkou ovšem je, zda tento vývoj nebude mít negativní dopad na naše zaměstnance, respektive na jejich angažovanost, spokojenost, výkon a případně fluktuaci. 

Než se do digitalizace pustíte…

Firemní kultura, vztahy na pracovišti a komunikace jsou jedním z nejdůležitějších faktorů angažovanosti zaměstnanců. Jestliže tedy zavádíme nové aplikace, digitalizujeme HR procesy nebo automatizujeme některé činnosti, vždy bychom si měli položit následující otázky:

• Jak to ovlivní naši kulturu a vztahy? 
• Můžeme změn využít k posílení komunikace?
• Jak změny udělat tak, aby nepoškodily, ale naopak posílily vztah lidí k firmě?   

Jak z digitalizace vytěžit maximum?

Sepsali jsme pro vás několik pravidel, jak HR procesy digitalizovat a při tom posílit angažovanost vašich zaměstnanců.

1. KOMUNIKACE

Včas a s dostatečným předstihem informujte zaměstnance o tom, co plánujete, co se pro ně změní a jaké to může mít výhody.

2. ZAPOJENÍ

Zaměstnanci budou na změny lépe reagovat, pokud je zapojíte už do přípravné fáze. Stačí mít skupinu testerů nebo ambasadorů, kteří vám zprostředkují názory z různých oddělení.

3. PODPORA

Nezapomeňte poskytnout zaměstnancům dostatečnou podporu, pokud se mají naučit pracovat s novými digitálními nástroji. Školení, návody, nabídka osobní pomoci… To všechno utvrdí zaměstnance v tom, že nové technologie zvládnou.

4. ZPĚTNÁ VAZBA 

Požádejte zaměstnance o zpětnou vazbu a reagujte na ni. Nefunguje něco tak, jak by očekávali? Potřebují více informací? Uvítali by nějakou změnu v procesu? Ukažte lidem, že na jejich názoru záleží, a že chcete docílit win-win řešení.

5. HRAVOST

Vymyslete soutěž nebo připravte vtipnou komunikaci. Lidé se rádi baví, tak proč toho nevyužít?

Společnost Baumuller spustila pro svoje zaměstnance aplikaci Plusco pod názvem BAPPKA. Kromě modulů typických pro interní komunikaci jako jsou Zprávy, Kalendář, Galerie nebo Užitečné informace, chtěla pro zaměstnance v aplikaci mít i možnost objednávání obědů.

Z technického pohledu bylo nutné udělat integraci na systém dodavatele stravování tak, aby fungoval přenos informací do aplikace a zobrazoval se uživatelům v BAPPCE jídelníček včetně cen, alergenů apod. Současně musí fungovat také přenos informací z aplikace BAPPKA do objednávkového systému. Když si tedy uživatel v aplikaci objedná obědy, data jsou přenesena k dodavateli stravování. 

Při těchto integracích je vždy velmi důležité dobře navrhnout design pro mobilní zařízení, protože většina uživatelů používá aplikaci na mobilním telefonu. Jak to udělat, aby se vše přehledně zobrazovalo a fungovalo pro uživatele co nejvíce intuitivně? Na tom při každé takové integraci pracuje naše UX/UI designerka Simča. Díky ní jsou všechny moduly Plusco pro uživatele přehledné a snadno ovladatelné.  

V minulém vydání PLUSCO News jsme vás požádali o zapojení do našeho průzkumu a vyplnění krátkého dotazníku. Naším cílem bylo zmapovat, jak to mají lidí z HR s AI, digitalizací a novými technologiemi. Děkujeme všem, kteří se do průzkumu zapojili. Tady je krátké shrnutí nejzajímavějších výsledků. 

Většina z respondentů (70%) už nástroje AI vyzkoušeli nebo je dokonce v práci pravidelně používají. I přesto, že se o umělé inteligenci mluví téměř všude, chtěli bychom informací více: 30% respondentů odpovědělo, že jim chybí praktické informace.

Co se týká dopadu nových technologií na HR, jednoznačně očekáváme, že nám především ubyde administrativa a ušetříme tak také čas. Více než polovina respondentů předpokládá i šetření nákladů. Ptali jsme se také, zda díky AI nedojde ke ztrátě osobního kontaktu. Z vašich odpovědí je vidět, že názory na tuto oblast se poměrně liší na celé škále. 

Respondenti našeho průzkumu nepředpokládají, že by nové technologie mohly mít vliv na angažovanost zaměstnanců. V Plusco týmu máme ale zkušenost, že digitální technologie mohou výrazně pomoci vtáhnout zaměstnance do firemního dění, zjednodušit některé HR procesy a zapojit zaměstnance do rozhodování. V důsledku tak dojde ke zvýšení angažovanosti zaměstnanců. 

Pokud máte zájem o kompletní výsledky průzkumu, kontaktujte naši konzultantku Míšu Bartoníkovou na bartonikova@sovanet.cz. 

Dokážete zhodnotit, jak funguje vaše firemní komunikace? Je nastavena dobře? A jak se to vlastně pozná?

Často se stává, že HR oddělení, případně specialista na interní komunikaci, posílá zaměstnancům hromadné emaily, píše newsletter a tvoří obsah na intranetu, ale zaměstnanci této komunikaci věnují málo pozornosti a o informacích vlastně neví.

Selhává tak to nejdůležitější o co nám v interní komunikaci jde. Potřebujeme, aby se určitá informace dostala ke správnému člověku, aby ji zaregistroval a rozumněl jí. A to, že zaměstnanec dostane email do svého mailboxu, ještě není přijetím informace. 

Jak tedy zjistíme, jestli komunikaci děláme dobře? A nebo možná neděláme a je potřeba něco změnit? V zásadě jsou dvě cesty: jedna statistická a druhá lidská. Nejlepší je kombinovat obě dvě. Pokud v interní komunikaci používáte nějaké digitální nástroje (aplikace, intranet, mailing apod.), je fajn sledovat základní statistiky návštěvnosti. Tedy např. kolik lidí přečetlo určitou zprávu, na jakou stránku intranetu chodí zaměstnanci nejčastěji nebo kolik tráví času čtením určitého obsahu. Můžete také sledovat, do jaké míry zaměstnanci reagují na zprávy nebo se účastní různých anket, dotazníků a soutěží. To vše nám může dát základní přehled o tom, zda a co zaměstnanci čtou. 

Druhou cestou je jednoduše osobní kontakt. Můžeme se ptát lidí, zda informaci četli, jestli jí rozumí, jak se jim líbí newsletter, zda jim nějaké informace chybí. Nejde přitom o formální rozhovor, ale o krátké povídání třeba v kuchyňce, u oběda nebo ve výtahu. Přátelská konverzace vám  může dát více informací a tipů než 100 statistik. 

Aktuální zprávy, galerie, dotazníky nebo sdílený kalendář. Mít v komunikační aplikaci všechno na jednom místě je klíčové, ale nemělo by se opomíjet ani to, jak portál na zaměstnance působí svým vizuálním provedením. Což takhle Plusco na míru vašemu firemnímu brandu?

Vaše Plusco = Vaše aplikace

Plusco nemusí být tak úplně Pluscem – abyste mohli svůj brand co nejvíce podpořit, můžete si pro aplikaci vybrat jakýkoliv název. Vznikne tak vaše vlastní aplikace, se svou vlastní ikonkou v telefonu a vlastním přihlašováním.

Barvy i firemní logo

Pojďme se teď ale podívat přímo do aplikace. V horní části menu naleznete své logo – může se jednat o logo vaší firmy nebo vaší firemní aplikace.

Pro váš brand pracují také libovolné barvy, které si můžete zvolit na základě svých potřeb. Plusco tak nemusí být ve své základní modré variantě – dokáže se zbarvit do jakékoliv barvy, kterou si vyberete. Pro co nejsilnější budování brandu je samozřejmě vhodné zvolit ty barvy, které se objevují na vašem logu nebo s nimi pracujete ve svých reklamních materiálech.

Vytvořte si i vy svoje Plusco

Nabídněte svým zaměstnancům všechny důležité informace pohromadě se stylovým vzhledem, který bude ladit s vaší značkou! Kontaktujte nás a my vám pomůžeme vytvořit firemní aplikaci, kterou budou vaši zaměstnanci milovat.

Minulý měsíc společnost Xella spustila aplikaci Plusco pro interní komunikaci. Implementaci měla na starost paní Mária Sedlačková a my jsme jí položili několik otázek.  

Mário, jak jste komunikovali se zaměstnanci dříve? Jaké kanály jste používali?

S lidmi na THP pozicích jsme komunikovali převážně emailem. Pro lidi ve výrobě pro nás byly tím hlavním nástrojem nástěnky. Také už několik let jsme vydávali měsíční newsletter, kde se snažíme dávat důležité informace a novinky o tom, co se ve firmě děje. Publikovali jsme tam např. články o našich referenčních stavbách nebo o firemních akcích. Je to něco, na co můžeme být opravdu hrdí, jelikož jsme časopis úspěšně vydávali 6 let. 

Proč jste se rozhodli začít používat Plusco?

Naráželi jsme na to, že ne každý člověk si tištěný newsletter vezme a přečte. A největším problémem bylo, že ve chvíli kdy časopis vyšel, byly už některé informace pasé. Nemohli jsme tam dávat skutečně aktuální věci, jen to, co se stihlo před uzávěrkou. Ve chvíli vydání už to byly zastaralé informace. 

Proto jsme se rozhodli komunikaci digitalizovat, abychom mohli se zaměstnanci sdílet skutečně aktuální informace, dalo by se říct v reálném čase. Chceme komunikaci posunout do přítomnosti.

Co dalšího od digitalizace komunikace očekáváte?  

Těšíme se, že budou mít k informacím přístup všichni zaměstnanci bez ohledu na to, na jaké pozici pracují. Důležité pro nás také je, že dostanou všichni stejnou zprávu.

Jak se vám podařilo investice do digitalizace komunikace prosadit?

Argumentovali jsme ušetřením nákladů. Používáme ve firmě Microsoft 365, ale účet nemůže mít každý, protože by to bylo finančně náročné. Díky Pluscu budou mít všichni zaměstnanci přístup k informacím a to za výrazně nižší cenu. 

Jak myslíte, že zaměstnanci aplikaci přijmou?

Díky pilotnímu testování už aplikaci několik zaměstnanců zkoušelo, ukazovali ji i svým kolegům a reakce jsou většinou: “To chci mít taky!”

Na co se nejvíc těšíte vy osobně?

Já se těším na to, že se dostaneme k lidem blíž. Budeme mít dosah opravdu na všechny, bez ohledu na závod, zemi, pozici. Navíc bylo náročné zvládat komunikaci se zaměstnanci, když nejsou na jednom závodě nebo v jedné zemi.

Děkujeme moc za rozhovor.

V dubnovém vydání Plusco News jsme pro vás shrnuli témata a trendy interní komunikace tak, jak se o nich mluvilo na konferenci InComms Forum. Jedno zajímavé a velmi aktuální téma se ale na této události neobjevilo, i když o něm asi všichni slyšíme a čteme – umělá inteligence a nástroje jako je Chat-GPT, Tome, Microsoft Designer a mnoho dalších. Jak tyto nástroje ovlivní obor HR a interní komunikaci?

Připravte se…

Nástroje AI se neuvěřitelně rychle vyvíjejí a zlepšují. Co neumí dnes budou umět možná už příští měsíc nebo týden. Je obtížné predikovat, jak reálně ovlivní naši práci v tomto roce a jak rychlé bude zavedení nástrojů AI ve firemním prostředí. Na co se tedy připravit?

Se zvídavostí nejdál dojdeš

Zvídavost je vlastnost, kterou právě teď potřebujeme. Pojďme si hrát a zkoušet, jak AI funguje, co umí a co naopak nezvládá moc dobře.  Využití těchto nástrojů už vás potom napadne samo. Každý z nás může AI použít trochu jinak. Podle toho, co potřebujeme zrychlit nebo zefektivnit, co nás nebaví a chceme, aby to udělat někdo za nás, nebo na co nemáme dostatek lidí. Zvídavost, nastavení mysli a touha zjednodušovat věci jsou od teď důležité kompetence každého lídra včetně HR.

Neznamená to, že musíme být tech-lídrem ve vaší firmě, ale podporujte lidi kolem sebe, kteří se o technologické novinky zajímají. Pomohou vám rychle se zorientovat  a můžete z nich udělat ambasadory automatizace, digitalizace a AI. 

Spousta emocí

Nové technologie určitě vyvolávají a budou vyvolávat u našich zaměstnanců strach, odpor, možná frustraci. “Nepřijdu o práci, když budeme ve firmě používat AI? Proč musím používat zase novou aplikaci? Ta nová technologie pro mě znamená, že musím dělat práci navíc, tak na co to je?” Novou rolí HR tak bude pomoci zaměstnancům adaptovat se na všechny tyto změny, aby nedocházelo k poklesu jejich motivace, celkové spokojenosti i výkonu. Mluvit se zaměstnanci ještě víc než dříve a vnímat jejich obavy a námitky. To co teď budeme potřebovat, by se dalo pojmenovat jako change management. 

Diskutujme!

Pokud vás toto téma zajímá a rádi byste s námi prodiskutovali, jak bude HR ovlivněno nástupem umělé inteligence, připojte se k našemu HR workshopu na téma Existuje hranice digitalizace HR?