Autor: Denisa Kupsová

Týmový duch a pospolitost jsou bezpochyby základem každé komunity. Vytvořte ji ve své firmě a motivujte tak zaměstnance ke vzájemné komunikaci!

Jaké může mít firemní komunita přínosy a jak její budování správně uchopit?

Firemní komunita pro všechny

Pokud si pokládáte otázku, proč se ve firmě snažit o vybudování komunity, když jde “jen o práci”, pak vězte že je ve hře skutečně mnoho. Nejenom, že se Vám může podařit významně zvýšit loajalitu a zapojení zaměstnanců, ale také ovlivníte pověst Vaší značky i za zdmi firmy. Vaši lidé se rádi pochlubí tím, co pro ně děláte a jak o ně pečujete. 

Jak začít? Zkuste si vytipovat zaměstnance, kteří jsou plní energie a mají chuť se na budování podílet. Jednoduše vyberte nadšence, jenž bude sršet nápady a pomůže vám fungování komunity rozjet. Nezapomeňte ale, že je vždy nutná podpora a zapojení i těch nejvyšších manažerů.

Druhým krokem je pak najít sdílenou vášeň, potřebu nebo aktivity, které mohu zaměstnanci společně sdílet. Přinášejte svým členům přidanou hodnotu, vzdělávejte je, obohacujte je a dejte jim vědět, že si vážíte jejich názoru a času. 

Při vymýšlení vhodných kroků a aktivit naslouchejte svým zaměstnancům a zjistěte, o co by měli zájem. Vhodné jsou takové činnosti, které vyzvou členy komunity ke vzájemné komunikaci a zapojení do společné aktivity. Vsadit můžete jak na osobní pravidelné setkávání, jako jsou přednášky či workshopy, tak na způsoby digitální. Společný chat, blog, či soutěžení

Jak na to digitálně s firemní aplikací?

Digitální budování komunity představuje jednoduchý způsob, jak dostat obsah a aktivity ke všem členům a jednoduše je zapojit do dění.

Komunikační aplikace Plusco vám nabízí hned několik modulů, které jsou pro budování firemní komunity (jako) dělané.
Nabídněte svým kolegům věci, které vám doma fungují pouze jako lapače prachu skrze modul Bazar; užijte si společnou cestu do práce s modulem Spolujízdy nebo podpořte soutěživého ducha svých zaměstnanců pomocí modulu Soutěže.

Kreativita je vždy vítána – k budování firemní komunity můžete využít také další moduly z nabídky. Pro organizování celofiremní sportovní výzvy využijete funkci Dashboard, o výběru team buildingových aktivit pak mohou rozhodnout přímo zaměstnanci a to skrze modul Dotazníky.
A pokud máte vlastní nápad, můžeme pro vás vytvořit modul na míru. Příkladem může být třeba funkce rezervací a zapůjčení vozidel, kterou nyní připravujeme pro klienta Hyundai Motor Czech.

Nechte si poradit

Zajímá vás, jaké další přínosy může mít komunikační portál (nejen) pro budování vaší firemní komunity? Neváhejte nás kontaktovat! Rádi vám poradíme a společně najdeme ideální řešení pro interní komunikaci právě ve vaší firmě.

V článcích o interní komunikaci se obvykle dočtete, co všechno byste zaměstnancům měli komunikovat. Nejčastěji se přitom skloňují pojmy jako hodnoty, vize, strategie nebo cíle. Ano, to všechno pomáhá lidem vnímat o co firmě jde a lépe se s ní identifikovat. Proti tomu asi nelze mít námitky. Pokud ale chcete budovat a posílit vztah mezi firmou a zaměstnanci, nestačí se jen zabývat tím, co chce nebo by měla komunikovat firma. Stejně důležitá je i otázka, co chce zaměstnanec. Víte, jaké informace chtějí vaši lidé? Co je zajímá? Co je pro ně důležité?

Ať už pro interní komunikaci používáte intranet, časopis, nástěnky nebo aplikaci, je důležité vědět, jaké informace zaměstnance zajímají. Moderní, barevná nebo zábavná forma nikdy nezachrání nudný obsah. Nehledejte obecné poučky a názory, chcete-li vědět, co vaše lidi zajímá, zeptejte se jich. Každá firma má specifický ekosystém a co platí v jedné firmě nemusí platit u nás. 

Jak zjistíte, co právě vaše lidi zajímá

Chcete-li vědět, jaký obsah by právě po vaše lidi byl atraktivní a také užitečný, existuje celá řada způsobů, jak to zjistit. Některé jsou časově a někdy i finančně náročné, jiné vás mohou stát jen pár minut. Pojďme se na některé z nich podívat. 

Workshop

Chcete-li získat komplexní přehled o tom, jaký obsah sdílet, vhodným řešením je workshop se zaměstnanci. Vyberte zástupce jednotlivých oddělení napříč organizační strukturou a v rámci společné diskuse dejte dohromady nejdůležitější oblasti a témata, která by v komunikaci neměla chybět. Pokud si na řízení takového workshopu netroufáte, přizvěte externího facilitátora, a to nejlépe takového, který už má zkušenosti s interní komunikací.

Audit interní komunikace

Pokud cítíte, že potřebujete řešit nejen obsah, ale také formu komunikace, sdílení informací či vztahy ve firmě, bude pro vás vhodnou cestou audit interní komunikace. Ten vám pomůže zmapovat aktuální stav a současně bude jeho výsledkem i plán pro zefektivnění komunikace a spolupráce ve vaší společnosti. Správně provedený audit vhodně zapojí zaměstnance napříč firmou a motivuje je ke společné změně interní komunikace. 

Neformální rozhovor třeba u kávovaru

Nemáte-li prostor pro systematické zjišťování potřeb vašich zaměstnanců, využijte neformální setkání ke krátkému rozhovoru. Někdy stačí pár vět v kuchyňce u kávovaru, v jídelně u oběda nebo po cestě na autobus. Ptejte se, co se lidem líbilo v posledním vydání firemního časopisu, jaké informaci by potřebovali, co si chtějí přečíst příště. Krátký neformální rozhovor je určitě lepší než tvořit obsah komunikace pouze podle našich představ.  

Analytická data

Máte-li už nyní digitální formu komunikace, nejjednodušší cestou je podívat se na statistické údaje o návštěvnosti, počtu zhlédnutí zpráv nebo času stráveného u určitého obsahu. Na základě toho se můžete více zaměřit na obsah, který byl v minulých obdobích úspěšný. Nevýhodou je, že pokud vám určité informace v komunikaci chybí, statistiky je neodhalí.

Ať už zvolíte jakoukoliv cestu (nebo kombinaci více cest), věříme, že získáte nový pohled na zajímavý a užitečný obsah. Interní komunikace totiž může fungovat jen tehdy, pokud slouží firmě i lidem. 

Někdo nad ním mávne rukou, pro někoho je podmínkou spokojenosti v zaměstnání. Na firemní vzdělávání se pohledy zaměstnanců i zaměstnavatelů různí. Faktem ale je, že pokud je s firemním vzděláváním nakládáno správně, může zvýšit nejen spokojenost zaměstnanců, ale také hodnotu společnosti. Jak vzdělávací aktivity nastavit tak, aby pomohly vaší firmě efektivně růst?

Proč je firemní vzdělávání nutnost

Dobrý vzdělávací program může vaší firmě výrazně přilepšit. Zaměstnancům dodá vzdělávání směr a pomůže jim se dále rozvíjet, především v proměnlivých oblastech, kde je nutné znalosti neustále rozšiřovat. Navíc zvýší jejich celkovou motivaci a přispěje k lepší atmosféře v práci.

Vzdělávání ale může být také velkou motivací pro zájemce o práci, protože právě možnost se ve svých znalostech a dovednostech dále rozvíjet často stojí za změnou zaměstnání.

A co z toho bude mít vaše firma? Zaměstnance, kteří jsou špičkami ve svém oboru a dokážou se zorientovat v neustále se měnícím prostředí.

Plán a strategie

Abyste z firemního vzdělávání vytěžili co nejvíc, je důležité proces připravit. Zamyslete se především nad tím, které znalosti či dovednosti hrají prim v každém z vašich oddělení ve společnosti a jaké je zaměření či pracovní náplň jednotlivých pozic. Vhodné je se pravidelně se svými zaměstnanci scházet a zmapovat oblasti, na kterých by bylo dobré u daného jedince zapracovat, a to jak v kontextu růstu jeho, tak firmy.

Stanovte si také cíle – čeho chcete vzděláváním dosáhnout a kam vaši firmu přesně posune. Formulujte je ale tak, abyste byli schopni později měřit efektivitu svého plánu.

Možnosti vzdělávání

Vzdělávání může probíhat prezenčně, tedy offline; nebo online, tedy na dálku. Jaké mají oba typy výhody?

• Offline školení dává zaměstnancům možnost se přímo na místě ptát lektora a navíc může díky změně prostředí působit přímo zážitkově. Pro lektora je také v této formě jednoduší posluchače zaujmout a motivovat k zapojení se do výkladu.

• Online kurzy jsou výhodné v tom, že si je může zaměstnanec pouštět na základě svého tempa a časových možností. Navíc není potřeba přítomnost lektora, takže firma ušetří.

Vzdělávání vždy po ruce

Na vzdělávání v SOVA HOLDING klademe velký důraz. V rámci našich aktivit se věnujeme také profesionálnímu pořizování záznamů a webinářů se zkušenými lektory. Tyto výstupy je možné jednoduše vložit do komunikační aplikace Plusco a tím kurzy zpřístupnit zaměstnancům. Díky možnostem cílení a úpravě oprávnění je navíc možné zpřístupnit daný obsah pouze vybraným zaměstnancům či oddělením.

Na trhu zaměstnaneckých aplikací se objevují nové a nové platformy, které slibují zjednodušení firemních procesů, úsporu času a peněz, snížení množství administrativy či zvýšení angažovanosti zaměstnanců. Každá aplikace má ale svoje specifické zaměření a řeší obvykle pouze dílčí oblast – benefity, objednávání obědů, docházku nebo onboarding. Kolik takových systémů už vaši zaměstnanci používají? A kolik jich musíte samostatně administrovat? Je jasné, že v takovém případě se nikomu do zavádění nových aplikací nechce, protože sice na jedné straně část procesů zjednoduší a zrychlí, na straně druhé ale přidají nemalý kus práce personalistům.

Chcete-li si život skutečně zjednodušit, řešením pro vás může být integrace. Propojení jednotlivých aplikací totiž zajistí komunikaci mezi systémy. Zaměstnanec tak má pouze jednu aplikaci, ve které si vše přečte a vyřeší. Vy jako administrátor zase zadáváte informace o uživatelích pouze do jednoho systému.

Integrace s vaším HR systémem, kde máte všechna data o zaměstnancích, je základ. Tím ale možnosti nekončí. Představte si aplikaci, ve které si zaměstnanec přečte firemní zprávy, přihlásí se na školení, podívá se na aktuální čerpání benefitů, požádá si o dovolenou a objedná si oběd. Uživatel má pouze jednu aplikaci, ve které má vše potřebné. Nemusí přecházet do jiných systémů nebo se jinam přihlašovat. Aplikace přitom komunikuje s dalšími platformami, které ve firmě používáte.

V rámci aplikace Plusco pro naše zákazníky realizujeme i velmi individuální požadavky na integraci s dalšími systémy. Nejde totiž jen o funkční propojení dvou systémů, ale také o uživatelskou přívětivost pro každého zaměstnance, který bude aplikaci denně používat.

Chcete vědět, co všechno může umět vaše Plusco? Zajímá vás, jak Plusco propojit s vašimi stávajícími systémy? Kontaktujte nás!

Ať už plánujete školení nebo firemní večírek, většinou potřebujete, aby se vám zaměstnanci na tyto události přihlásili (potvrdili účast). Pokud tuto agendu řešíte přes email nebo papírový formulář, jistě jste zažili situaci, kdy se v seznamu účastníků ztrácíte. Zaměstnanci se přihlašují, odhlašují, ptají se opakovaně na nejrůznější detaily akce, nepamatují si, na kdy se vlastně přihlásili. Jednoduše noční můra pro každého člověka, který má organizaci událostí na starost. 

Modul plánování událostí

V aplikaci Plusco máte k dispozici modul pro plánování událostí, který vám výrazně sníží administrativní zátěž spojenou s plánováním.  K základním informacím o určité události jako je termín, popis, místo konání apod., si můžete nastavit i maximální počet účastníků nebo od kdy do kdy se zaměstnanci mohou přihlašovat. 

Zn. Jednoduše a rychle!

Zaměstnanec v aplikaci jednoduše a rychle najde informaci, na jaký termín se přihlásil a událost vidí ve svém kalendáři. Současně se z události může také odhlásit aniž by musel kontaktovat personální oddělení nebo člověka odpovědného za danou událost. 

Kouzlo dotazníků

Ke každé naplánované události můžete připojit i libovolný dotazník. Potřebujete-li např. před školením posbírat od účastníků jakékoliv informace, nemusíte je posílat emailem nebo jednotlivé účastníky osobně kontaktovat. Plusco vám celý tento proces automatizuje a zjednodušuje. A to nejpodstatnější: Celkový čas, který organizaci událostí musíte věnovat, se tak výrazně sníží. 

Výzvám v oblasti interní komunikace čelí i velké výrobní firmy, jako je Hyundai. Nejčastěji se přitom řeší problémy s dezinformacemi, roztříštěností komunikace nebo pozdním předáváním informací. Mezi další časté problémy patří například také absence zpětné vazby. Jak se lze takovým výzvám efektivně postavit?

Hyundai a výchozí pozice

Se sériovou výrobou začala firma v roce 2008 a v současné chvíli dosáhla dalšího milníku –  4 000 000 vyrobených aut. O svých aktuálních 3 252 zaměstnanců se společnost nadstandardně stará, ale vyhnout se boji se sjednocením interní komunikace a počtem komunikačních kanálů je při takovém počtu zaměstnanců téměř nemožné. Řešením se stala firemní aplikace s názvem Hyundai Plus, která zaujala místo hlavního komunikačního kanálu ve firmě.

Jaká byla očekávání?

Jako hlavní cíl zlepšení si firma stanovila odstranění dezinformací a schopnost informovat své zaměstnance v co nejkratším čase. Mezi další očekávání patřilo zvýšení zapojení zaměstnanců do dění ve firmě, dostupnost aplikace 24/7, přizpůsobení mobilnímu i počítačovému zobrazení nebo aby aplikace podporovala firemní brand. Samozřejmostí byla také jednoduchost ovládání (tedy aby aplikaci mohl každý zaměstnanec aktivně a sám používat) a integrace na současné zdroje dat.

Průběh implementace

Abychom byli schopni vytvořit aplikaci, kterou budou zaměstnanci milovat, bylo potřeba zjistit, po čem vlastně touží. Následně proběhly diskuze ve formě interních workshopů a prostřednictvím ankety se začal vymýšlet název. Dalším důležitým bodem k řešení bylo, aby se v aplikaci promítal a podporoval firemní brand. Následně proběhla plánovaná integrace na interní systémy. Do průběhu implementace se zapojila také testovací skupina. Dnes prochází aplikace 4 fázemi vývoje, při kterých pracujeme s potřebami daných lidí.

Pozitivní dopady

Zapojení zaměstnanců do komunikace

Díky nové firemní aplikaci došlo k celkovému zapojení 96 % všech zaměstnanců. Návštěvnost aplikace se v týdnu pohybuje kolem 3 000 uživatelů, což znamená přibližně 93 % všech lidí ve firmě. Co se týče denního průměru, záleží na tom, jestli je pracovní den nebo víkend. Ve všední dny Hyundai Plus navštíví průměrně 1 400 uživatelů, o víkendu poté přibližně 650. Špička návštěvnosti je zaznamenána v rozmezí mezi 8. a 14. hodinou. A že se vyplatí mít komunikační portál také v podobě mobilní aplikace dokazuje fakt, že 82 % všech návštěv jsou uskutečněny právě přes mobilní zařízení.

Zlepšováky

Aby byli zaměstnanci ve firmě spokojeni, měli by mít možnost ovlivnit, jak to ve firmě chodí. Právě k tomuto účelu slouží zlepšováky, které mohou zaměstnanci v aplikaci podávat. Před spuštěním programu Nchanger na Hyundai Plus bylo kvartálně v roce 2019 odesláno celkem 54 zlepšováku. O dva roky později, tedy v roce 2021, přísun zlepšováků razantně vzrostl na 841 nápadů od 271 autorů, přičemž jich 403 bylo označeno za dobré.

Úspěchy a další kroky

Díky novému komunikačnímu portálu se tak podařilo ve firmě sjednotit informace či zjednodušit a lépe zacílit komunikaci. Došlo také k úbytku administrativy a zvýšení zaměstnanecké loajality. Cíle, které si firma stanovila, tedy byly úspěšně splněny. Důkazem může být také fakt, že se firma Hyundai s aplikací Plusco umístila na druhém místě v soutěži Zlatý středník 2020/21 v kategorii |Mobilní aplikace a inovace|. Není ale dobré usínat na vavřínech, a tak s Hyundai neustále pracujeme na nových funkcích, které by jejich komunikační portál mohly nadále posouvat kupředu.

A co vaše interní komunikace?

Potýká se vaše firma s komunikačními problémy a nevíte, jak z nich ven? Rádi vám pomůžeme v rámci našeho HR poradenství. A pokud vás Plusco oslnilo a toužíte po své vlastní firemní komunikační aplikaci, nabízíme vám také konzultaci pro zavedení Plusca podle vašich individuálních potřeb.