Autor: Denisa Kupsová

Představu o dokonale fungující interní komunikaci máme nejspíš všichni stejnou – měla by být hlavně rychlá, jednoduchá a tak jasná, že každý zaměstnanec okamžitě pochopí, co chtěl daným sdělením HR říci. A jsou to právě tyto důvody, proč se čím dál více firem spoléhá na digitalizaci interní komunikace. Vybrat si správný nástroj ale může být dost velký oříšek. Proč je Plusco k interní komunikaci správnou volbou?

S Pluscem jste sami sebou

Uvědomujeme si, jak je důležité budovat svůj brand, a proto ho Plusco rádo podpoří změnou vizuálu. Přizpůsobit si můžete nejen barvy a logo, ale také název. Vznikne tak vaše vlastní firemní aplikace, se svou vlastní ikonkou v telefonu i vlastním přihlašováním.

Vše na jednom místě

V prostředí Plusca se dostanete k datům z dalších aplikací. A nemyslíme tím jenom skrze odkaz, který vás do dané aplikace dostane. Řeč je o neomezené a plné integraci na zdroje dat z personálních, mzdových či docházkových systémů. Pro firmu Baumüller jsme například s Pluscem (pro které si zvolili název Bappka) propojili systém pro objednávání obědů.

Díky digitalizaci zkrátka nemusí nikdo nikam chodit – a to ani na HR kvůli zajištění podpisu. Plusco totiž umožňuje podepisování HR dokumentů a další práci s nimi spojenou přímo v aplikaci.

Řešíme aktuální potřeby

Jsme stále ve střehu a Plusco obohacujeme o nové moduly na základě aktuálních HR témat. Takovým přírůstkem v aplikaci byl například modul Whistleblowing, který svižně zareagoval na nový Zákon o ochraně oznamovatelů. Dalším důležitým tématem je pro nás také bezpečnost. Tu podporujeme dvoufaktorovým ověřením i biometrikou pro vstup do aplikace – otisk prstu i FaceID.

Nalodění nových zaměstnanců bez starostí

První měsíce v zaměstnání jsou pro nováčky a jejich spokojenost stěžejní. Plusco je moderním řešením onboardingu a pre-onboardingu, a to především díky možnosti cílení na uchazeče či nové zaměstnance, které jim zpřístupní vybraný obsah.

Individualizace umístění

Přizpůsobíme se vám také s umístěním – záleží na tom, jak jste v rámci své IT architektury zvyklí pracovat. Můžete si tak vybrat, jestli bude Plusco onpremise na vašem serveru nebo v cloudu.

Trocha dat aneb proč se do digitalizace HR pustit

Že je nejvyšší čas se na digitalizaci vrhnout ukazují i průzkumy. Datová snídaně LMC ukázala, že 38 % firem plánuje dát větší důraz na otevřenou vnitrofiremní komunikaci a 37 % firem chce zlepšit vztah zaměstnanců k firmě. A je na čem pracovat, protože podle Gallup průzkumu pouze 13 % zaměstnanců rozhodně souhlasí s tím, že komunikace, kterou dostávají od svých organizací, je včasná a relevantní.

Z našeho Plusco průzkumu poté vyplývá, že 68 % HR manažerů očekává snížení administrativní zátěže díky digitalizaci.

Za funkční interní komunikací!

Digitalizace HR je rozhodně krok, který vám pomůže posunout vaši interní komunikaci na vyšší úroveň. Zmenší vaši spotřebu papírů, ušetří čas zaměstnancům při běhání za HR, zbaví vás informačních šumů a také vám pomůže získat rychle zpětnou vazbu. Díky mobilní aplikaci máte navíc vy i zaměstnanci všechny informace na dosah ruky. Udělejte první krok za funkční interní komunikací s Pluscem!

Zvládnout onboarding a preonboarding efektivně není jednoduchý úkol a neměl by tak být brán na lehkou váhu. Víte, že komunikační portál vám může nalodění nových zaměstnanců výrazně ulehčit? Pojďme se podívat, jak může pomoci Plusco a HR videa.

Informace pro všechny nováčky na dosah ruky

Plusco je pro onboarding nových zaměstnanců ideálním nástrojem. V aplikaci najdou nováčci informace o firemní kultuře, hodnotách, organizační struktuře nebo týmu, do kterého nastupují. Jednou z důležitých funkcí aplikace je možnost obsah cílit = zobrazovat jen určité skupině lidí. Můžete se tak rozhodnout, jaké informace zpřístupníte lidem ještě před nástupem a jaké jim dáte v rámci onboardingu.

Sbírejte zpětnou vazbu

Komunikace by ale nikdy neměla být jednostranná. Proto aplikace umožňuje mimojiné jednoduše sbírat zpětnou vazbu, tvořit dotazníky nebo testy. To jsou funkcionality, které právě u nováčků můžete skvěle využít a rychle tak zjistit, jak jsou spokojeni se zaškolením, jaké informace jim chybí, jak by proces onboardingu vylepšili apod. 

Síla preonboardingu…

Pre-onboarding je proces, který začíná po podpisu pracovní smlouvy a končí dnem nástupu do zaměstnání. Plusco může výrazně zkrátit dobu pro onboarding tím, že se díky cílení nabídne přijatým uchazečům unikátní obsah přímo pro ně, jako jsou – firemní cíle a kultura, popis jejich činnosti, představení prostředí i kolegů či úvodní materiály pro nastudování. Jak jim ale dané informace předat zábavnou formou? Řekněte to videem!

HR videa v preonboardingu

HR videa jsou užitečným nástrojem pre-onboardingu. Poskytují vizuální a interaktivní způsob, jak zapojit člověka a vtáhnout jej do dění v době, kdy čeká na svůj první den. Jaké typy videí je možné využít?

• Přivítání na palubě – Nováčci se seznámí nejen s tím, co daná společnost dělá, ale jak to celé zapadá do jejího poslání a dlouhodobých cílů. Představí se klíčoví lidé a podělí se o své zkušenosti, očekávání a radosti spojené s prací pro danou společnost.
• Jak probíhá onboarding? – Nové zaměstnání s sebou přináší neznámé podmínky, prostředí a nový tým lidí. Cílem videa je přiblížit proces onboardingu a ujistit člověka, že existují kroky, které jej v počátku podpoří.
• Seznámení s leaderem – V průběhu zaučování je přímý nadřízený základní oporou nového člověka a nese za celý proces odpovědnost. Budujte vzájemnou důvěru hned na začátku.
• Týmové představení pracoviště – Budoucí kolegové a pracovní prostředí patří mezi důležité aspekty, které vedou k posílení retence u zaměstnanců. Video je cesta, jak se seznámit s týmem a zároveň jejich očima poznat budoucí pracovní prostředí.
• Dokumentární HR videa – Vyprávějte inspirativní firemní příběhy, kterými dotvoříte celkový obrázek o firemní kultuře a zapojte do nich vaše lidi. Otevřete různá klíčová témata a úspěchy, které mohou formovat představu nových lidí.

Nechte si zhotovit HR videa a Plusco vám je pomůže snadno distribuovat! Pro více informací o HR videích se podívejte sem.

Chránit svá data, to je oč tu běží… Dvoufaktorové ověření je dnes už rozšířený způsob, jak při přihlašování do systémů poskytnout důkaz, že se skutečně jedná o danou osobu. A my Vám tuto možnost nově přinášíme do Plusca!

Jak vypadá dvoufaktorové ověření v Pluscu?

Dvoufaktorové ověření slouží ke zvýšení bezpečnosti systému. Tuto funkci je možné zapnout na požadavek zákazníka.

Pro přístup k určitému obsahu / funkcionalitám je vyžadováno prokázání identity daného uživatele pomocí dalšího faktoru.

Dvoufaktorové ověření může být uskutečněno jedním z níže uvedených způsobů:

• kódem zaslaným na tel. číslo (vyžaduje zprovoznění SMS brány na straně klienta)
• kódem zaslaným na e-mail

 Dvoufaktorové ověření může být vyžadováno při:

• přihlášení do aplikace,
• přihlášení do administrace,
• provedení vybraných akcí (stažení výplatní pásky, odeslání žádanky, formuláře apod.

Dvoufaktorové ověření je aktuálně nasazeno u prvních pilotních zákazníků a brzy bude k dispozici pro ostatní Business klienty.

Jednou ze společností, jejíž srdce bije pro Plusco, je společnost Bezones, která organizuje online odborné zóny. Jak tato komunita podnikatelů a manažerů Plusco využívá a proč je aplikace Plusco tak efektivním pomocníkem v organizaci eventů?

Co je Bezones?

Bezones nabízí prostor pro sdílení zkušeností a vzájemnou spolupráci. Sdružuje 4 zóny (HR, Management, Legal a Edu), v rámci kterých se členové setkávají na online či prezenčních setkání na určité téma, jako je v poslední době například digitalizace v podnikání nebo budoucnost HR.

Plusco v novém kabátě

Plusco se zde proměnilo v samostatnou Bezones aplikaci, do které mají přístup všichni členové. Aplikace je přehledně rozdělena do jednotlivých zón a následně do témat, která se na setkáních probírala. Ke každému z nich zde naleznete zkrácený zápis s hlavními body a videozáznam setkání. Díky Kalendáři navíc členové nikdy nezmeškají další setkání. Z prezenčních akcí naleznou fotky či videa v Galeriia v Dotaznících a anketách mohou reagovat na položené dotazy.

Plusco si hravě poradí také s interní organizací konferencí

Bezones dokazuje, že je Plusco skvělý pomocník, když potřebujete zorganizovat konferenci či jakýkoliv event. Představuje totiž prostor, kde můžete snadno a jednoduše se všemi sdílet důležité informace nebo získávat zpětnou vazbu. Stačí, když si všichni účastníci aplikaci na začátku akce jednoduše stáhnou skrze QR kód do svého mobilu. Aplikaci můžete využít pro všechny své kreativní nápady – můžete v jejím prostředí vyhlásit soutěž, posílat upozornění na nadcházející přednášky nebo dávat krátké zápisky a fotoreporty z přednášek, které už v rámci akce proběhly.

Přístup do aplikace hostům eventu zůstane i po skončení akce, což je skvělá příležitost všem poskytnout fotky z afterparty či videoreportáž. Můžete také snadno získat zpětnou vazbu – skrze Dotazníky a ankety se můžete zeptat, jaká přednáška byla podle návštěvníků nejlepší nebo jaká témata by viděli rádi na další konferenci.

Pojďte do toho!

Plánujete nadupanou konferenci nebo jiný event a rádi byste se spojili se svými hosty prostřednictvím komunikační aplikace Plusco? Dejte nám vědět a rádi s vámi probereme možnosti!

Tým oddělení Komunikace MOBIS Czech nám svěřil důvěru a využívá našich služeb již několik měsíců pro vylepšení interní komunikace svých závodů v Mošnově a Nošovicích. Ptáme se proto: co naše komunikační aplikace přinesla této rostoucí jihokorejské automotive společnosti a jaké má další plány pro její budoucí využití?

Představení společnosti MOBIS

Společnost MOBIS, která je největším dodavatelem automobilky Hyundai Motor Manufacturing Czech, funguje ve třech provozech. V nošovickém závodě se kompletují čtyři auto-moduly pro vozy značky Hyundai a Kia (modul přední masky, modul přední nápravy, modul zadní nápravy a modul přístrojové desky). V Mošnově se pak vyrábí přední a zadní světlomety pro automobilky Hyundai Motor, Kia Motor, Škoda, Opel a Fiat. Třetí závod společnosti je umístěn přímo v areálu společnosti HMMC Nošovice a kompletují se zde baterie pro vozy Hyundai Tuscon a Kia Sportage v plug-in hybridní verzi. Celkově firma zaměstnává 2,5 tisíce zaměstnanců.

Ze zřejmého důvodu členitosti a rozmístění svých provozů se MOBIS v roce 2021 rozhodl zefektivnit svou interní komunikaci implementací mobilní aplikace myMOBIS dostupnou všem zaměstnancům společnosti.

Plusy komunikační aplikace

Zuzana Kulhánková z týmu oddělení Komunikace/PR sekce vidí přínos tzv. digitalizace v rámci interní komunikace hlavně v tom, že je možné sdílet jakékoliv informace okamžitě napříč všemi provozy anebo i separátně. Sdílení zpráv a příspěvků je rychlé a cílené, což je velmi oceňováno hlavně v případě nečekaných provozních změn.

Tento nástroj je také neocenitelným pomocníkem při provádění bleskových průzkumů mezi zaměstnanci. Aplikaci v tuto chvíli provozujeme dvojjazyčně (česky, anglicky), ale do budoucna plánujeme rozšíření o polskou a ukrajinskou verzi v souvislosti s národností skladbou našich zaměstnanců tak, abychom ještě zvýšili počet aktivních uživatelů.

Další směry

V letošním roce tým oddělení Komunikace rozšiřuje aplikaci myMOBIS o další moduly a funkcionality, které dávají zaměstnancům možnost nahlédnout do své výplatní pásky, zobrazit si volná místa v rámci interního náboru anebo přečíst firemní noviny. Z důvodu zvýšení bezpečnosti sdílených citlivých osobních údajů v aplikaci bylo nedávno zavedeno také dvoufaktorové ověření.

Do budoucna by tato aplikace mohla být využívána pro oblasti jako jsou: efektivnější objednávání obědů; blahopřání k narozeninám; upozornění na obnovení pracovního oblečení; osobní účet zaměstnance; soutěžní otázky z různých oblastí BOZP, kvality, atd.; zlepšovací návrhy; Legal News/HR News rubriky.

Faktem je, že lidé si vytváří silnější vztah k věcem, které mohou nějakým způsobem ovlivnit. Pokud jsme postaveni před hotovou věc, máme větší tendenci zaujmout negativní postoj nebo jít do pasivity. A to platí i ve firemním prostředí. Pokud chceme zaměstnance, kterým na firmě záleží, dejme jim možnost (spolu)rozhodovat. A nemusí jít o věci zásadní nebo strategické. Někdy i zdánlivě nevýznamné rozhodnutí může být důležitým symbolem. 

Nechte zaměstnance rozhodnout

Přemýšlíte, jaké občerstvení by zaměstnanci uvítali na firemním akci? Nevíte, jaký benefit by zaměstnanci ocenili nejvíce? Chcete zaměstnancům zlepšit pracovní prostředí, ale nevíte jak?  Přesně to jsou oblasti, o kterých můžeme nechat hlasovat a rozhodovat zaměstnance. 

Rychlá zpětná vazba s Pluscem

Jak takové hlasování udělat technicky? Jak rychle posbírat zpětnou vazbu nebo názory zaměstnanců? Ideálním řešením je Plusco. Součástí této naší aplikace je i Modul Dotazníky, který vám umožní jednoduše vytvořit jakoukoli anketu nebo i komplexní dotazník. Zaměstnanci ho mohou vyplnit na svém mobilním telefonu nebo v počítači. Jejich zpětnou vazbu tedy získáte velmi rychle a jednoduše.

Hlavně oboustranně

Zpětná vazba od zaměstnanců se díky tomuto nástroji může stát součástí vaší firemní kultury. Interní komunikace by totiž neměla být jen směrem od firmy k zaměstnancům, ale i naopak. A právě Plusco vám pomůže nejen zvýšit informovanost vašich zaměstnanců, ale také posílit jejich angažovanost. 

Digitalizace a automatizace HR procesů je jedním z nejaktuálnějších témat a také priorit mnoha firem. Od implementace nových technologií přitom nejčastěji očekáváme nejen snížení administrativní zátěže, ale také snížení nákladů. Velkou otázkou ovšem je, zda tento vývoj nebude mít negativní dopad na naše zaměstnance, respektive na jejich angažovanost, spokojenost, výkon a případně fluktuaci. 

Než se do digitalizace pustíte…

Firemní kultura, vztahy na pracovišti a komunikace jsou jedním z nejdůležitějších faktorů angažovanosti zaměstnanců. Jestliže tedy zavádíme nové aplikace, digitalizujeme HR procesy nebo automatizujeme některé činnosti, vždy bychom si měli položit následující otázky:

• Jak to ovlivní naši kulturu a vztahy? 
• Můžeme změn využít k posílení komunikace?
• Jak změny udělat tak, aby nepoškodily, ale naopak posílily vztah lidí k firmě?   

Jak z digitalizace vytěžit maximum?

Sepsali jsme pro vás několik pravidel, jak HR procesy digitalizovat a při tom posílit angažovanost vašich zaměstnanců.

1. KOMUNIKACE

Včas a s dostatečným předstihem informujte zaměstnance o tom, co plánujete, co se pro ně změní a jaké to může mít výhody.

2. ZAPOJENÍ

Zaměstnanci budou na změny lépe reagovat, pokud je zapojíte už do přípravné fáze. Stačí mít skupinu testerů nebo ambasadorů, kteří vám zprostředkují názory z různých oddělení.

3. PODPORA

Nezapomeňte poskytnout zaměstnancům dostatečnou podporu, pokud se mají naučit pracovat s novými digitálními nástroji. Školení, návody, nabídka osobní pomoci… To všechno utvrdí zaměstnance v tom, že nové technologie zvládnou.

4. ZPĚTNÁ VAZBA 

Požádejte zaměstnance o zpětnou vazbu a reagujte na ni. Nefunguje něco tak, jak by očekávali? Potřebují více informací? Uvítali by nějakou změnu v procesu? Ukažte lidem, že na jejich názoru záleží, a že chcete docílit win-win řešení.

5. HRAVOST

Vymyslete soutěž nebo připravte vtipnou komunikaci. Lidé se rádi baví, tak proč toho nevyužít?

Společnost Baumuller spustila pro svoje zaměstnance aplikaci Plusco pod názvem BAPPKA. Kromě modulů typických pro interní komunikaci jako jsou Zprávy, Kalendář, Galerie nebo Užitečné informace, chtěla pro zaměstnance v aplikaci mít i možnost objednávání obědů.

Z technického pohledu bylo nutné udělat integraci na systém dodavatele stravování tak, aby fungoval přenos informací do aplikace a zobrazoval se uživatelům v BAPPCE jídelníček včetně cen, alergenů apod. Současně musí fungovat také přenos informací z aplikace BAPPKA do objednávkového systému. Když si tedy uživatel v aplikaci objedná obědy, data jsou přenesena k dodavateli stravování. 

Při těchto integracích je vždy velmi důležité dobře navrhnout design pro mobilní zařízení, protože většina uživatelů používá aplikaci na mobilním telefonu. Jak to udělat, aby se vše přehledně zobrazovalo a fungovalo pro uživatele co nejvíce intuitivně? Na tom při každé takové integraci pracuje naše UX/UI designerka Simča. Díky ní jsou všechny moduly Plusco pro uživatele přehledné a snadno ovladatelné.  

V minulém vydání PLUSCO News jsme vás požádali o zapojení do našeho průzkumu a vyplnění krátkého dotazníku. Naším cílem bylo zmapovat, jak to mají lidí z HR s AI, digitalizací a novými technologiemi. Děkujeme všem, kteří se do průzkumu zapojili. Tady je krátké shrnutí nejzajímavějších výsledků. 

Většina z respondentů (70%) už nástroje AI vyzkoušeli nebo je dokonce v práci pravidelně používají. I přesto, že se o umělé inteligenci mluví téměř všude, chtěli bychom informací více: 30% respondentů odpovědělo, že jim chybí praktické informace.

Co se týká dopadu nových technologií na HR, jednoznačně očekáváme, že nám především ubyde administrativa a ušetříme tak také čas. Více než polovina respondentů předpokládá i šetření nákladů. Ptali jsme se také, zda díky AI nedojde ke ztrátě osobního kontaktu. Z vašich odpovědí je vidět, že názory na tuto oblast se poměrně liší na celé škále. 

Respondenti našeho průzkumu nepředpokládají, že by nové technologie mohly mít vliv na angažovanost zaměstnanců. V Plusco týmu máme ale zkušenost, že digitální technologie mohou výrazně pomoci vtáhnout zaměstnance do firemního dění, zjednodušit některé HR procesy a zapojit zaměstnance do rozhodování. V důsledku tak dojde ke zvýšení angažovanosti zaměstnanců. 

Pokud máte zájem o kompletní výsledky průzkumu, kontaktujte naši konzultantku Míšu Bartoníkovou na bartonikova@sovanet.cz.