Autor: Denisa Kupsová

Vyplatí se digitalizace HR i vaší firmě? Za jak dlouho se vám vrátí investice do modernizace interní komunikace? A kolik můžete ušetřit díky elektronickému podpisu? Připojte se v úterý 25. března na webinář se Signi a zjistěte to s námi!

Na webináři vám ukážeme konkrétní výpočty úspor a návratnosti investic do digitálního HR. Vycházet přitom budeme z reálných dat našich klientů. Samozřejmostí je i prostor pro vaše dotazy.

Co se dozvíte?

• Jaké náklady lze digitalizací HR snížit
• Jak přesně vypočítat úspory a návratnost investice
• Případové studie reálných firem

Prezentující:

• Petr Mikšovič, CEO Sova Net a Plusco
• Jan Artner, Head of Sales Signi
• Eva Vyšanská, HR Director UGO trade s.r.o.

Chcete se zúčastnit?

Pro účast vyplňte registrační formulář.

Těšíme se na vás už v úterý 25. března v 10:00!

Náš vývojový tým neustále pracuje na vylepšování aplikace Plusco, k čemuž patří vytváření nových modulů. A jelikož je nabídka čím dál větší a orientace v nabídce modulů složitější, rozhodli jsme se vám představit vybrané moduly, které jsme do aplikace přidali v posledních měsících. Třeba zjistíte, že by právě pro vaši firemní aplikaci byly ideálním rozšířením.

Naši zaměstnanci

Modul Naši zaměstnanci iniciovala potřeba jedno z našich klientů. Hlavní využití je jednoduché – představení nováčků ve firmě nebo ocenění zaměstnance měsíce. Způsobů, jak s modulem naložit, je ale celá řada: záleží jen na vás, jak jeho obsah uchopíte.

V rámci modulu se u zaměstnance zobrazují základní informace jako jméno a příjmení, kategorie a zařazení, fotografie a krátký popisek. Každý měsíc má navíc svou stránku, takže můžete vždy propagovat ty nejaktuálnější novinky.

Moje dokumenty

Modul Moje dokumenty funguje jako bezpečné úložiště osobních dokumentů zaměstnance.

Každý uživatel zde najde dokumenty přímo určené jemu, ať už jde o smlouvy nebo jiné důležité firemní materiály.

Dokumenty jsou seřazeny chronologicky od nejnověji přidaných. Uživatelé mohou dokumenty zobrazit i stáhnout a mají možnost je filtrovat podle kategorií.

Díky tomu má každý zaměstnanec vždy přístup ke svým dokumentům bez nutnosti prohledávání e-mailů nebo kontaktování HR oddělení.

Schvalování dokumentů

S modulem Moje dokumenty úzce souvisí doplňková funkcionalita Schvalování dokumentů. Ta umožňuje zaměstnancům potvrdit přečtení a seznámení se s důležitými směrnicemi, pravidly nebo předpisy.

Hlavní výhody:

• Nastavení termínu a času pro schválení dokumentu
• Zaměstnavatel má přehled o tom, kdo dokument otevřel a kdo jej schválil
• Možnost exportu seznamu zaměstnanců do Excelu

Díky tomu lze snadno zajistit, že všichni zaměstnanci budou mít přehled a žádné důležité informace jim neutečou. Jako zaměstnavatel také určitě oceníte, že díky této funkci existuje digitální záznam o převzetí dokumentu.

Další moduly jsou na cestě!

Naše aplikace se neustále vyvíjí a připravujeme další moduly a vylepšení. Brzy se tak můžete těšit na představení dalších novinek!

Přečtěte si například o našem novém editovatelném menu.

Pokud vás zaujal jakýkoliv z modulů nebo chcete vědět více o možnostech aplikace, neváhejte nás kontaktovat pro nezávaznou schůzku. Rádi vám ukážeme, jak může Plusco usnadnit interní komunikaci i ve vaší firmě!

V červnu 2024 se naše Plusco rodina rozrostla o Kofolu – výrobce a distributora nealkoholických nápojů včetně ikonické Kofoly. Před zavedením aplikace Plusco se ve firmě novinky šířily přes velké množství kanálů – firemní webový intranet, nástěnky, LCD obrazovky, firemní časopis, letáčky i osobní setkání s vedením.
Jak se podařilo během více než půl roku používání aplikace interní komunikaci sjednotit a podařilo se naplnit očekávání od této změny? O tom jsme si povídali s Denisou Vlachopulosovou, Communication Specialist společnosti Kofola.

O společnosti Kofola

Kofola ČeskoSlovensko a.s. je jedním z předních výrobců a distributorů nealkoholických nápojů ve střední a východní Evropě. Mezi klíčové značky společnosti patří Kofola, Vinea, Rajec, Ondrášovka, Korunní, Jupí, Jupík, Semtex a UGO.
Společnost působí především na trzích v České republice, na Slovensku, ve Slovinsku, Chorvatsku a Polsku. Výrobní závody má v České republice (Krnov, Mnichovo Hradiště, Ondrášov, Stráž nad Ohří), na Slovensku (Rajecká Lesná), ve Slovinsku (Radenci) a v Chorvatsku (Lipik). Celkově má Kofola přibližně 2800 zaměstnanců, v Česku a na Slovensku zhruba dva tisíce.

Jaké byly hlavní důvody zavedení aplikace ve firmě? Jaké jste od zavedení měli očekávání?

Hlavním důvodem bylo umožnit zaměstnancům v Česku a na Slovensku, aby mohli mít firemní obsah jednoduše vždy po ruce, kdykoli budou chtít. Stěžejní pro nás byla možnost nejen webového zobrazení, ale také mobilní aplikace.

„Naším cílem bylo, aby měli zaměstnanci firemní obsah vždy na dosah ruky.“

Od zavedení jsme očekávali zvýšení angažovanosti zaměstnanců a jejich zapojení do firemních témat a také zlepšení interní komunikace v podobě snazšího sdílení informací mezi zaměstnanci a jednotlivými odděleními.

Jak jste vnímali přípravnou fázi projektu?

Přípravná fáze byla klíčová pro úspěšnou implementaci aplikace. Vnímali jsme ji jako výzvu, ale zároveň příležitost k zefektivnění firemních procesů. Bylo důležité pečlivě naplánovat každý krok, aby přechod na nový systém proběhl hladce a bez zbytečných komplikací.

„Přípravná fáze představovala nejen výzvu, ale také příležitost ke zlepšení.“

Díky ní jsme si uvědomili, jak důležité je zapojit zaměstnance už v rané fázi, zajistit kvalitní školení a mít flexibilní plán pro řešení nečekaných výzev.

Jak jste zaměstnance seznámili s novou aplikací? Co děláte pro to, aby zaměstnanci aplikaci opravdu používali?

Intenzivně jsme pracovali na promu aplikace, a to formou ostatních komunikačních kanálů ve firmě. Také jsme zaměstnance zahrnuli do příprav – měli jsme například interní soutěž, ve které jsme se zaměstnanců ptali, jak by se aplikace měla podle nich jmenovat. Výherce vítězného názvu: KofoAppka obdržel odměnu. 

„Uspořádali jsme interní soutěže o nejlepší jméno pro naši novou appku.“

Aktuálně motivujeme zaměstnance přidáváním nových funkcí na základě zpětné vazby uživatelů, aplikace se tak neustále vyvíjí podle jejich potřeb. Také pravidelně přidáváme nový obsah: v průměru jeden vypublikovaný článek za den, jedna soutěž co tři týdny a nové ankety na měsíční bázi.

„Nový obsah přibývá do aplikace pravidelně, průměrně publikujeme jeden článek za den.“

Jakou máte od zaměstnanců zpětnou vazbu?

Zaměstnanci nám pravidelně poskytují zpětnou vazbu na KofoAppku, a neváhají se doptat na vše, co je zajímá.
Pochvalují si možnost vyhledat informace o firmě a benefitech, snadnou dostupnost kontaktů na kolegy. Vše na pár kliků z pohodlí domova. Je to velké plus zejména pro kolegy z výroby, kteří neměli v minulosti přístup k Intranetu jinak než přes firemní PC.

Od zavedení aplikace uběhlo už půl roku. Jaké sledujete u používání aplikace statistiky?

Statistiky sledujeme na měsíční bázi. Aplikaci má nainstalovanou přes 1800 zaměstnanců. Nejčastěji navštěvují zaměstnanci aplikaci během dopoledne v pracovní dny. Poměr používání desktopu a mobilu je 70 % ku 30 %, ale sledujeme, že využívání mobilní aplikace se stále zvyšuje. Kofolák v aplikaci průměrně stráví skoro 12 minut. Z našich statistik vyplývá, že zaměstnanci nejčastěji využívají moduly Aktuality, Kontakty a Benefity.

„Devět měsíců od spuštění si aplikaci instalovalo přes 1 800 zaměstnanců a průměrně v ní Kofolák stráví 12 minut.“

Splnilo zavedení aplikace vaše očekávání?

Ano. KofoAppka umožnila všem našim zaměstnancům mít firemní obsah na jeden klik 24/7, a to jak na počítačích a tabletech (jak byli zvyklí doposud), tak také nově i na mobilu. Těšíme se na rozvoj vlastní nástěnky a upravenou organizační strukturu tak, aby lépe vyhovovala velikosti naší firmy.

Jaké máte plány do budoucna?

V plánu pro tento rok máme spustit další moduly. Jaké konkrétně zatím vymýšlíme na základě požadavků a potřeb uživatelů. Aktuálně je před námi spuštění tzv. PivoAppky, což bude aplikace pro naše kolegy z pivovarů.

„Letos nás čeká spuštění nových modulů a aplikace PivoAppka.“

Děkujeme za rozhovor a přejeme mnoho úspěchů nejen v interní komunikaci.

Jak lze k angažovanosti zaměstnanců přistupovat moderně pomocí digitalizace? Již 19. 2 vám náš Petr Mikšovič přinese tipy a příklady z praxe, které skutečně fungují, na webináři HR on-line káva od Svazu personalistů ČR. Tentokrát se společně s Petrem zaměříme na vyčíslení návratnosti investice do platformy pro interní komunikaci.

Téma: Interní komunikace, která si získá zaměstnance a vedení firmy zaujme jasnou návratností investice

V dnešní dynamické době se stále více firem obrací k digitalizaci interní komunikace jako klíčovému nástroji pro zvýšení angažovanosti zaměstnanců. Moderní platformy pro interní komunikaci umožňují efektivnější sdílení informací, posilují firemní kulturu a pomáhají budovat pevnější vztahy mezi zaměstnanci i vedením. Přesto však mnohé společnosti narážejí na otázku: Jak obhájit investici do takové platformy a prokázat její skutečný přínos?

Na webináři se s vámi Petr na praktických příkladech podělí o vyčíslení výsledků po zavedení, jako je například snížení fluktuace, zvýšení angažovanosti zaměstnanců, narůst počtu zlepšovacích návrhů a dalších.

Těšíme se na vás už 19. února!

Přijďte si s námi vypočítat, jak moc se vám ve firmě může digitalizace interní komunikace vyplatit!
S Petrem se uvidíte online 19. 2. od 10:00.

Pro členy Svazu personalistů je webinář zdarma.

Jak se rodí nápady, které formují aplikaci Plusco? A co všechno se musí stát, než se nová funkce dostane až ke klientům?

Rozhodli jsme se, že vás vezmeme do zákulisí vývoje naší aplikace! Prostřednictvím rozhovorů vám postupně představíme jednotlivé členy našeho týmu a jejich každodenní práci.

Začínáme s někým, kdo má u nás prsty ve všem, co se týká kódu – vedoucím vývojového týmu Jakubem. Prozradil nám, jaké byly jeho první zkušenosti v programování, co všechno obnáší vývoj modulů pro Plusco, a dokonce nám poodhalil, na jaké vychytávky se v aplikaci brzy můžeme těšit.

Jak dlouho se už vývoji aplikace Plusco věnuješ?

Aplikaci Plusco se věnuji od jejích úplných začátků. Celý koncept odstartovalo výběrové řízení firmy Hyundai Nošovice na aplikaci pro interní komunikaci. Na projektu jsme začali pracovat v roce 2018 a vlastně to nasměrovalo Sova Net směrem, dnes již můžeme říci, na několik let dopředu.

Pamatuji si, jak mi Petr Mikšovič, CEO SOVA NET, na chodbě řekl, že jsme to výběrko vyhráli. Řekl bych, že tenkrát jsme do výběrka šli zejména s tím, že to pro nás bude zkušenost, a to i vzhledem k tomu, že ve výběrovém řízení bylo několik těžkých vah.

Jaké byly tvoje programovací začátky?

Můj první program, ze kterého jsem měl radost, byla „Kukačka“ – byl napsán v bůh ví jaké verzi Delphi. V bytovce jsme měli udělanou s „klukama“ LANku (kde jsme především hráli hry) a tento program jsem jim všem rozeslal, aby si ho nainstalovali. Kukačka fungovala tak, že v každou celou hodinu jim vyjela a zajela CD-ROM tolikrát, kolik bylo právě hodin. To už by dneska moc nezafungovalo. Jo – všichni byli extrémně nadšení! 🙂 Nakonec, po nějaké době a výhrůžkách, jsem se nad nimi smiloval a poradil jim, jak to z počítače dostat pryč.

Jaký proces obvykle stojí za vývojem nové Plusco funkce od nápadu až po její spuštění?

Záleží na složitosti. U větších funkcí začínáme návrhem a základním zadáním, které nejdřív technicky zhodnotím. Pak se věc vrací na produktové oddělení k upřesnění, proběhne technická diskuse s týmem a dopracování zadání. Následuje odhad náročnosti a samotná realizace. Po vývoji probíhá Code-Review s případným kolečkem zpětných úprav a vylepšení. Dále pak vlastní release nové funkcionality do Plusco, vydání na konkrétním projektu, finální test funkcionality za naší stranu (staging prostředí) a následně se posouvá na pre-produkční prostředí klienta k testu a verifikaci na jeho straně. Po odsouhlasení následuje naplánování finálního release na produkční prostředí, kde je již funkcionalita vydána pro všechny uživatele. U jednodušších věcí někdy stačí rychlá domluva a novinka je hotová během pár hodin.

Která z funkcí aplikace Plusco je podle tebe nejzajímavější nebo nejvíce oceňovaná uživateli?

V obecném popisu jsou to moduly, které zaměstnanci jinde nenajdou, používají je často a z praktických důvodů. V zásadě to mohou být moduly typu: Objednávání jídel, personálních dokumentů a žádanek, kalendáře směn, výplatnic atp. Hodně záleží na konkrétním klientovi, jak profesionálně a kreativně se stará o Plusco a jeho zajímavý obsah – vkládá-li průběžně nový, pořádá soutěže s atraktivními tématy nebo cenami a podobně. Pokud obsah dělá dobře, zaměstnanci pak do jejich aplikace chodí pravidelně konzumovat i běžnější moduly nebo „obyčejný“ obsah.

Jak na oddělení vývoje zajišťujete, že komunikační aplikace zůstává bezpečná a chrání citlivé informace firem?

Téma bezpečnosti určitě nepodceňujeme a děláme v dané situaci maximum. Z velké části spoléháme na vlastní zkušenosti. Ve spoustě témat bezpečnosti pomáhá volba správného nástroje, ať už je to samotný Framework nebo např. nástroj, který kontroluje zranitelnost knihoven 3. stran a je zakomponován do procesu CI/CD. Dobré je také minimálně sledovat trendy v OWASP10. V poslední řadě pak pomáhá verifikace klientskými penetračními testy.

Co tě osobně na vývoji Plusco aplikace nejvíc baví?

Myslím, že největší satisfakce pro nás pro všechny je, když máme pozitivní vazbu od zaměstnanců našich klientů. Když jsou klienti nadšeni z nového modulu, funkcionality atp. A mají důvod naši aplikaci aktivně využívat. Obecně mě pak baví řešit technické výzvy společně s kolegy a mám radost, když se nám něco podaří vyřešit v širším konsenzu a spokojenost je „celoplošná“. Vždycky potěší, když náš kód do Plusca zapadne jako poklice na hrnec. 🙂

Kolik lidí se na vývoji aplikace podílí a jak vypadá spolupráce vašeho IT týmu?

Vývojový tým, který se na aplikaci Plusco podílí, má aktuálně 7 lidí: mě, 3 Backend vývojáře a 3 frontend vývojáře. Spolupráce je v celku standardní. Když řešíme něco složitějšího, tak se vždy, i když někdy přes 1262 oslích můstků, dostaneme k výsledku.

Jaké nové funkce nebo vylepšení jsou aktuálně v Plusco plánu?

Čeká nás řada vylepšení vedoucí ke kompletnímu refaktoringu některých částí. Mezi nové moduly, které bychom měli v blízké době realizovat, patří Nástěnka (CommunityWall), kde zaměstnanci budou moci tvořit své vlastní příspěvky; dále pak Úkolovník – seznam úkolů s termínem plnění a WF vedoucí ke splnění a evidenci těchto úkolů pro nadřízené; podepisování dokumentů přes službu Signi a v neposlední řadě velmi poptávaná funkcionalita interního on-line komunikátoru přímo v prostředí Plusco.

---

Kubo, děkujeme moc, že sis udělal čas na rozhovor a nechal tak čtenáře trochu nahlédnout do zákulisí oddělení vývoje Plusco aplikace ve firmě Sova Net. Ať se pod tvým vedení i nadále daří vytvářet bezchybné řádky kódu, díky kterým naši klienti dostávají platformu pro firemní komunikaci a posouvají se tak nejen v oblasti digitalizace HR.

Leden bývá ve firmách klasicky obdobím, kdy dá vedení hlavy dohromady a zabývá se vymýšlením strategií na daný rok. Zpravidla se jedná o stanovení obchodních či marketingových cílů. Na jeden faktor, který ale velmi ovlivňuje spokojenost klientů a kvalitu odvedené práce, se často zapomíná… Na spokojenost zaměstnanců. Proč je důležité se zaměřit na to, aby se vaši lidé v práci cítili “jako ryba ve vodě” a jak toho dosáhnout (nejen) s pomocí aplikace pro interní komunikaci?

Výhra pro obě strany

Spokojení zaměstnanci jsou klíčem úspěšné firmy. Pokud se vám povede zajistit, aby se u vás vaši podřízení cítili dobře, získáte tím i spoustu výhod pro svou firmu:

• Vyšší produktivita, efektivita práce a kreativita – Spokojení zaměstnanci mají do práce větší chuť a zlepšují celkovou produktivitu firmy. Navíc jsou otevřenější k novým nápadům a podnětům.
• Nižší fluktuace a náborové náklady – Zaměstnanci, kteří se v práci cítí dobře, nemají důvod odcházet. Díky tomu snížíte náklady vynaložené na nábor a ušetříte čas při dlouhém zaškolování nových sil. Stálí zaměstnanci se navíc na pracovišti už lépe znají a tak tvoří zkušený a stabilní tým.
• Lepší firemní kultura – Spokojení zaměstnanci přináší do firmy pozitivní atmosféru, ve které se lépe pracuje a vzniká méně konfliktů.
• Silnější firemní značka – Kdo se o své zaměstnance dobře stará, přispívá své reputaci na trhu práce. Díky tomu bude vaše firma přitahovat talenty a bude se o ní pozitivně mluvit.
• Lepší vztahy se zákazníky – Zákazníci z komunikace se zaměstnancem často vycítí jeho spokojenost. Klienti častěji zůstávají loajální firmě, která působí důvěryhodně a přívětivě.

Jak dosáhnout spokojenosti zaměstnanců?

Začátek roku nabízí ideální příležitost se zamyslet nad spokojeností vašich zaměstnanců. Jakými základními opatřeními můžete přispět k tomu, aby se na své pracovní pozici cítili co nejlépe?

• Otevřená komunikace a naslouchání – Je důležité, aby zaměstnanci věděli, že jste k nim vždy upřímní a naopak, že oni mohou být upřímní k vám. Pouze otevřená komunikace zajistí, že bude váš pracovní vztah příjemný a plný důvěry.
• Možnosti rozvoje a vzdělávání – Možnost získávání nových znalostí bývá u zaměstnanců často vyžadovaným benefitem. Dejte svým lidem najevo, že vám na jejich rozvoji záleží a nabídněte jim vzdělávací program, který odpovídá jejich zájmům a kariérním cílům.
• Příjemné pracovní prostředí – Snažte se, aby bylo pracovní místo co nejlepší. Kvalitní a pohodlné vybavení, dostatek světla a květin rozjasní každou kancelář a přispěje k produktivitě a zdraví zaměstnanců. Skvělé je také zavést relax zónu – místnost, kam si mohou zaměstnanci o pauzách zajít posedět a nabrat novou dávku energie.

Tipy na rok 2025

Rok 2025 vám může přinést nové výzvy na základě aktuálně řešených témat:

• Hybridní práce jako standard – Pryč jsou ty časy, kdy museli všichni zaměstnanci striktně sedět na svém místě v kanceláři. Pokud to daná pracovní pozice umožňuje, dovolte svým zaměstnancům pracovat také z pohodlí domova. Samozřejmostí u tohoto modelu je zajistit kvalitní komunikaci, podpora týmové spolupráce a jasné nastavení očekávání.
• Well-being a duševní zdraví – Na rovnováhu mezi pracovním a soukromým životem je kladen čím dál větší důraz. Vyplatí se proto investovat do podpory zdravého životního stylu nebo do vzdělávání na toto téma.
• Využití technologií pro zlepšení komunikace – Doba papírová je už dávno pryč a drtivou většinu pracovních procesů či komunikaci mohou obstarat digitální pomocníci. Moderní nástroje, jako jsou interní komunikační aplikace, zjednodušují sdílení informací, zpětnou vazbu i spolupráci. Automatizace některých procesů zase šetří čas a snižuje stres.

Jak lze využít aplikaci pro interní komunikaci pro spokojenost zaměstnanců?

Moduly v aplikaci Plusco jsou navrženy tak, aby nabídly zaměstnavatelům i jejich zaměstnancům efektivnější a otevřenější způsob komunikace. Jak lze využít potenciál jednotlivých modulů ke zvýšení spokojenosti zaměstnanců?

1. Modul Zprávy

Díky modulu Zprávy jsou zaměstnanci vždy informováni o důležitých novinkách ve firmě. Vedení si může pomocí cílení vybrat, jakému oddělení nebo jakým konkrétním zaměstnancům chce v aplikaci zprávu zobrazit. Komunikace je díky tomuto modulu rychlá a efektivní.

2. Moduly Dotazníky a Ankety

Zpětná vazba by měla být vždy oboustranná. Tyto moduly vám nabízí možnost pravidelně sbírat zpětnou vazbu, hodnotit spokojenost zaměstnanců a identifikovat oblasti pro zlepšení.

3. Modul Soutěže

Interní komunikace může být také zábava! Soutěže o zajímavé ceny posílí týmového ducha a podpoří přátelskou atmosféru.

4. Modul Galerie

Sdílejte spolu fotky z týmových aktivit, úspěchů nebo významných událostí, díky kterým se budou všichni cítit jako členové týmu.

5. Osobní zóna zaměstnance

Moduly v Osobní zóně zaměstnance zajišťují, že mají všichni o všem přehled. Na dosah ruky je přehled zbývající dovolené, rozpis směn nebo výplatní pásky. To vše přehledně a na jednom místě.

Spokojenost zaměstnanců jako cesta k úspěchu

Dosáhnout toho, aby byli vaši zaměstnanci spokojení, nemusí být žádná věda. A pokud se vám to podaří, bude z toho těžit i vaše firma a klienti – proto je spokojenost zaměstnanců oblast, do které se vyplatí investovat.

Chcete podpořit spokojenost ve vaší firmě? Nezávazně nás kontaktujte! Objevíte možnosti naší interní komunikační aplikace a uděláte první krok k získání silnějšího a spokojenějšího týmu.