Autor: Jan Podloucký

ZKUŠENOSTI SPOLEČNOSTI RETEX S KOMUNIKAČNÍM PORTÁLEM PLUSCO

Zlepšit informovanost zaměstnanců. Zrychlit firemní procesy a plánování a především zlepšit firemní komunikaci. S těmito cíly se rozhodl RETEX, tradiční český výrobce netkaných texilií, pro zavedení komunikačního portálu Plusco.
Vyzpovídali jsme paní Mariku Sablovou, HR manažerku společnosti, abychom zjistili, jaké jsou dosavadní zkušenosti společnosti v novým komunikačním nástrojem.

Jaké výzvy, potřeby jste řešili před zavedením Plusco, jaká byla očekávání ze zavedení Plusco a jaké funkce měl portál naplňovat?

Jaké výzvy, potřeby jste řešili před zavedením Plusco, jaká byla očekávání ze zavedení Plusco a jaké funkce měl portál naplňovat?

Z realizovaného průzkumu spokojenosti zaměstnanců nám vyplynula potřeba rozvoje interní komunikace a efektivnějšího přenosu a sdílení informací napříč organizací. Vzhledem k různým typům směnování zaměstnanců výroby a jejich přímých nadřízených, směnových mistrů, jsme si uvědomovali složitost včasného a přesného předávání informací o dění ve firmě. Proto jsme se rozhodli implementovat Plusco vedle dalších komunikačních nástrojů, jako jsou firemní časopis nebo info-koutky.
Od zavedení Plusca jsme očekávali, že zaměstnanci budou více vtaženi a angažováni do aktuálně probíhajících či nových projektů a úkolů, budou mít informace o tom, co nás čeká, v čem jsme dobří, co se nám podařilo a naopak, na čem je nutné zapracovat a co zlepšit.

Jak proběhla implementace, byli jste s procesem spokojení a nastalo něco, co Vás překvapilo?

Implementace proběhla relativně rychle. Příprava, tzn. nastavení systému podle našich představ probíhala podle předem domluveného a schváleného harmonogramu a plánu.
Na týdenní bázi jsme komunikovali progres vývoje ze strany implementačního týmu a naší strany. Nejsložitějším úkolem však bylo namotivovat a přesvědčit zaměstnance (včetně těch méně technicky zdatných), aby využili aplikace Plusca, stáhli si ji do svých mobilních telefonů anebo se poprvé přihlásili prostřednictvím webové aplikace. Ale protože jsme zvolili školení zaměstnanců v malých skupinkách s individuálním přístupem a rovnou jsme s nimi vše nastavili a poprvé se přihlásili, nyní již spokojeně sledujeme pravidelnou návštěvnost Plusca z řad našich zaměstnanců.

Jaká byla reakce zaměstnanců? Využívají portál podle Vašich představ?

V první fázi nastává přirozené odmítání něčeho nového. Ale jak jsem již zmínila výše, portál se využívá ze strany našich zaměstnanců aktivně, a to v kteroukoliv denní či noční hodinu. Ovšem podstatné je rovněž zmínit, že je nutné udržovat portál neustále „fresh“, tzn. minimálně každý druhý den doplňovat informace, zajímavosti, aktuality, změny a podobně.

Došlo k naplnění firemních cílů? Co se ve firmě podařilo díky Plusco změnit, nebo zlepšit?  

Dle mého názoru mají zaměstnanci informace o tom, co se ve společnosti děje. Plánujeme po roce opět realizovat průzkum spokojenosti a věřím, že ukazatel „informovanosti“ určitě vyjde letos jinak, než vloni.

Které funkce komunikačního portálu pro Vás znamenaly, v rámci firemní komunikace, největší přínos?

Jednoznačně zprávy /aktuality/ a informační banner, kde zaměstnanci mohou sledovat aktuální výsledky společnosti, aktuální jídelní lístek, aktuální plán směn a podobně.
Jako přínos vnímám také možnost oboustranné komunikace směrem k vedení. Zaměstnanci mají možnost elektronicky velmi jednoduše podávat podněty, návrhy ke zlepšení, dotazy a zároveň vidí rychlé odpovědi a reakce z naší strany.

My můžeme na závěr jen poděkovat za skvělou spolupráci a pevně věříme, že se díky Pluscu budou i nadále v Retexu dobře budovat příjemná firemní kultura a přátelské pracovní vztahy!

Rádi byste i vy zjistili více o digitalizaci interní komunikace přímo ve Vaší firmě? Obraťte se na nás!

Beze strachu za digitální interní komunikací

Ať už si chcete přečíst nové číslo svého oblíbeného magazínu nebo si koupit něco na sebe, v každém případě zamíříte na internet. Online je dnes zkrátka všechno, a to včetně komunikace. Poslední dobou se tak rozrůstají komunikační portály, které firmám usnadňují interní komunikaci se zaměstnanci. Jak to funguje a proč není důvod k obavám?

Snadno a rychle

Jednou z nejvýraznějších výhod digitální komunikace je rychlost a jednoduchost, se kterou lze předávat zaměstnancům důležité informace. Obzvlášť pokud vaše firma čítá několik stovek zaměstnanců, při jejichž osobním informování byste si prošoupali podrážky. Skrze komunikační portál stačí pár kliků a během několika vteřin se všem zaměstnancům objeví notifikace o nové aktualitě, jako je tomu například v našem portálu Plusco. Novinky můžete směřovat na vybrané skupiny zaměstnanců, a tak se ke každému dostane to, co právě potřebuje vědět.

Nalodění nových zaměstnanců

Nové prostředí v práci může být pro firemní nováčky matoucí a nepřehledné, což jim může ubírat na motivaci a spokojenosti. Komunikační portál proces adaptace výrazně zjednoduší. Nový zaměstnanec totiž ví, kde všechny informace najde. V Pluscu navíc díky modulu „Kontakty“ zjistí, kdo je za co zodpovědný, a může se s danou osobou díky přítomnému telefonnímu číslu a e-mailu hned spojit. Tím končí zdlouhavá tichá pošta po celé firmě a požadavek nováčka tak zamíří přímo k zodpovědné osobě.

Komunikační portál je pro všechny

A tím myslíme opravdu pro všechny! V každé firmě se ale mohou objevit z komunikačního portálu obavy. Jaké?

Co když se ke mně informace nedostanou?

Zaměstnanec na dělnické pozici nepracuje s počítačem, nemá tedy čas se do portálu přihlašovat, aby si novinky vyhledal. Tato obava je pochopitelná, ale naštěstí zbytečná. Komunikační portál Plusco má totiž také svou mobilní aplikaci, která uživatele pomocí notifikace na případné aktuality upozorní. Nikomu tak nic důležitého neuteče, ani když má zrovna plné ruce práce.

Velká míra zahraničních zaměstnanců

Ve firmách s velkým množstvím zahraničních pracovníků může panovat obava, že je komunikační portál pouze v češtině, a tak bude pro nezanedbatelné procento zaměstnanců nesrozumitelný. Ani to ale není překážkou – díky možnosti automatických překladů Plusco využijí i zaměstnanci různých národností.

Zpětná vazba

Digitální interní komunikace vám pomůže také se zpětnou vazbou od zaměstnanců. Díky dotazníkům můžete od konkrétních skupin zjistit jejich názory, a to jak anonymně, tak jmenovitě. Záleží pouze na vás a vašich konkrétních potřebách. Nováčkům tak například můžete posílat pravidelné dotazníky ohledně jejich spokojenosti s adaptačním procesem a jednoduše tak můžete zjistit, co byste mohli zlepšit.

Nenechte si digitalizaci stoupnout do hlavy

Digitální komunikace samozřejmě není jenom procházka růžovým sadem. Při uchovávání dat v komunikačním portálu dávejte pozor na jejich ochranu a GDPR. Užitečné je, pokud určíte ve firmě osobu, která bude mít tuto problematiku v malíku a celý proces digitalizace pohlídá.

Nezapomínejte: stále jsme lidé

Při vší digitální parádě ale nezapomínejte na to, že jsme především lidé, a proto vyžadujeme osobní kontakt. V každé firmě se objeví zaměstnanci, kterým není online komunikace blízká a není pro ně jednoduché se adaptovat. Pokud si všimnete, že má někdo s digitalizací problém, domluvte si s ním schůzku a fungování portálu mu vysvětlete. Možná v něm díky tomu spatří výhody, které si doposud neuvědomoval.

Osobní kontakt ale nezanedbávejte ani s ostatními zaměstnanci. Pokud uvidí z vaší strany zájem, nebudou se cítit přehlížení a zvýší se jejich motivace a spokojenost v práci. A to je přeci to, o co každé prosperující firmě jde především.

Rádi byste zjistili více o digitalizaci interní komunikace přímo ve Vaší firmě? Obraťte se na nás!

Retex

Společnost RETEX je ryze českou společností, která se již od roku 1950 zabývá výrobou netkaných textilií, a to zejména pro automobilový průmysl a stavebnictví. Kromě důrazu na maximální kvalitu jsou pro společnost prioritami také etika, korektnost a v neposlední řadě také udržitelnost výroby vzhledem k životnímu prostředí. Až 70 % vstupních surovin tvoří recykláty! Ročně tak společnost zpracuje na 80 milionů kusů PET lahví a 2500 t oděvů.

onboarding

Naloďte úspěšně nové zaměstnance s komunitním portálem

Do práce k vám nastoupí nový kolega. Je plný motivace a energie a těší se na novou pracovní příležitost, která ho obohatí. Aby mělo ale jeho nadšení dlouhé trvání, musí dostat to, co od nového zaměstnání očekává. Proto je onboarding velmi důležitý a neměli byste ho brát na lehkou váhu.

Opravdu to tak hoří?

Málokdo ví, že právě špatně provedený onboarding patří k nejčastějším důvodům pro odchod zaměstnanců z firem. Mohou ztratit motivaci a chuť do práce, pokud prvních několik dnů nezažívají to, co od nové práce čekali. První měsíce jsou totiž stěžejní – až 31 % lidí práci opustí během prvního půl roku. Jak na to, abyste si nové tváře v práci udrželi a nemuseli se s nimi po několika měsících loučit?

Komunitní portál jako efektivní nástroj pro zvládnutí onboardingu

Moderním řešením onboardingu může být komunitní portál. Díky velkému množství funkcí, které nabízí, zajistí hladké zapadnutí nového zaměstnance do týmu a pomůže mu se v prvních měsících rychle a snadno zorientovat. Pojďme si ukázat, jak lze využít v onboardingu náš komunitní portál Plusco.

Komunikace, komunikace, komunikace!

Efektivita onboardingu často upadá na komunikaci. Každý zaměstnanec, ať už je v práci měsíc nebo rok, chce mít přehled o tom, co se ve firmě děje. Pro tento účel je na Pluscu vytvořený modul Zprávy a novinky – tam zaměstnanec najde aktuální informace, které by mu neměly uniknout. Může si také najít starší články, díky kterým si udělá představu, co se ve firmě poslední týdny a měsíce dělo, a do jakého prostředí nastupuje.
Dále by měl mít zaměstnanec přehled o důležitých termínech, jako je například školení či firemní akce. To mu zajistí modul Kalendář. Dostupné by měly být také aktuální verze důležitých firemních dokumentů, které mají v Pluscu též vlastní modul.

Kolega či nadřízený aneb kdo je kdo

Důležitým krokem je také osvojení si znalosti lidí a jejich funkcí ve firmě. Ideální je mít přístupný seznam všech zaměstnanců, jejich pozic a kontaktů na ně. Tak, jak to nabízí modul Kontakty. Zde si může nováček udělat představu o tom, kdo je kdo, a v případě potřeby rovnou dané osobě zatelefonovat. Za tímto účelem lze také využít modul Organizační struktura, kde jsou vyobrazeny všechny pracovní vztahy na pracovišti.

Nezapomínejte na oboustrannou zpětnou vazbu!

„Dělám to takhle správně? Neočekává se ode mě něco víc?“ To jsou otázky, které nováčky trápí a firmy na to občas zapomínají. Ulehčete novému členovi týmu a zeptejte se ho na jeho názory, obavy a pocity. I v tomto případě vám komunitní portál může pomoci, a to modulem Dotazníky.
Stejně jako ostatní moduly, mohou i dotazníky být cíleny na vybranou skupinu zaměstnanců – v tomto případě pouze na nové členy. Můžete si naplánovat hned několik dotazníků s časovým rozestupem. Ptejte se na otázky jako: Nechybí vám něco? Jak se vám pracuje s vašimi kolegy? Baví vás nová práce a splňuje vaše očekávání? Máte motivaci ve firmě zůstat i po zkušebním období?
Pokud víte, co cítí zaměstnanec, dejte mu nazpátek vědět, co cítíte vy. Ztotožňujete se s jeho názory? Vyhovují vám jeho pracovní výsledky? Myslete na již omílanou komunikaci a jednejte se svým zaměstnancem empaticky a upřímně.

Proti fluktuaci a za spokojené zaměstnance

Spokojení zaměstnanci jsou bezpochyby klíčem k úspěšné firmě. Pokud totiž spokojení nejsou, porozhlédnou se po práci raději jinde, a vy tak můžete přijít o opravdu schopného člověka a zvýšíte svou míru fluktuace. V tomto článku se budeme věnovat právě tomu, jak napomoci spokojenosti svých zaměstnanců, a tím udržet svou míru fluktuace ve firmě na uzdě.

Jak je to s tou fluktuací

Fluktuace může být dvojího druhu. Prvním je fluktuace žádoucí, která označuje přínos do vaší firmy – tedy přijde někdo nový, kdo má velké množství zkušeností, jež předá ostatním v týmu. My se dnes ale zaměříme na fluktuaci nežádoucí, která pramení z nespokojenosti zaměstnanců, kteří začnou z firmy odcházet.

Co způsobuje nežádoucí fluktuaci

Není překvapením, že jedním z největších důvodů nespokojenosti zaměstnanců je špatné finanční ohodnocení. To se může spojit s dalšími častými faktory, jako je například velká vzdálenost pracoviště, malá flexibilita, omezené možnosti osobního rozvoje nebo nevhodný styl vedení firmy.

Je fluktuace ve vaší firmě zdravá?

Běžná míra fluktuace se pohybuje mezi 5-15 % zaměstnanců ročně. Pokud se držíte nižší hodnoty, tak vaše firma ustrnula a nevyvíjí se. Vyšší hodnoty vaši firmu ohrožují, a to především z hlediska finančních ztrát. Za získávání a zapracování nových pracovníků utratíte částky okolo několika statisíců korun.

Pomozte svým zaměstnancům

Když jsme si řekli důvody, proč jsou zaměstnanci nespokojení, pojďme se teď zaměřit na to, jak tomu zabránit a co můžeme udělat pro to, abychom zabránili odchodu našich zaměstnanců, a tím zvýšení fluktuace.

Aby se všichni cítili jako doma

Prostředí, ve kterém se pohybujeme, má na naše psychické zdraví silný vliv. Jeho úprava by se neměla podceňovat, protože díky příjemnému prostředí se může výkon zaměstnanců rapidně zvýšit až o 20 %. Pokud se nechcete pouštět do nákladných rekonstrukcí, stačí do místností přidat několik rostlin, kontrolovat větrání v kanceláři a zajistit kvalitní zdroj světla, který bude vhodný pro oči. Vašim zaměstnancům udělá radost také kávovar s kvalitní kávou a zdravé svačinky. Pro větší relax můžete v práci vytvořit odpočinkovou zónu s fotbálkem nebo šipkami.

Komunikujte a dávejte zpětnou vazbu

Pro všeobecnou spokojenost ve firmě je důležité nastavit interní komunikaci. Ta může probíhat v různých formách – jak na společné nástěnce, tak v podobě schůzek. Vhodné je využít komunikační portály, které předávání informací usnadní. Pokud budou zaměstnanci neustále o všem informováni, nebudou mít tolik strach mluvit o věcech otevřeně, a díky tomu se každý problém vyřeší v jeho zárodku. Například v komunikačním portálu Plusco usnadňuje komunikaci modul Zprávy a novinky, díky kterému zaměstnancí vědí o všem podstatném, co se ve firmě děje. Komunikaci pomůžou také týmové aktivity, při kterých mezi sebou všichni utuží vztahy a lépe se poznají.
Efektivní způsob, jak se zapojit do dění ve firmě a utužit vztahy představuje v Pluscu modul Soutěže. Můžete například vymyslet tipovací soutěž o den volna navíc a motivovat tak své zaměstnance k větší aktivitě. K utužování kolektivu pomáhá také modul Galerie, kde můžete sdílet své společné zážitky.
Nezapomínejte ani na zpětnou vazbu. Ta totiž pomáhá vašim zaměstnancům odhalit jejich slabé a silné stránky. Navíc pomůže v budoucnosti v rozvoji jak jejich, tak vaší firmy. Pokud budete dávat lidem pravidelně vědět, jak si vedou, budou mít z vaší strany pocit zájmu, což přidá na jejich spokojenosti.

Hodnoťte své zaměstnance relevantně a nezapomínejte na benefity

Jak již bylo řečeno výše, peníze jsou častým důvodem nespokojenosti se zaměstnáním, a to obzvlášť v době, kdy rostou ceny potravin, nájmů či energií. Pokud jsou zaměstnanci podhodnocení, cítí frustraci a ztrácí motivaci. Doplňkovou odměnou mohou být také benefity, které musí být praktické a aktuální. Ale pozor, nikdy s nimi nekompenzujte nedostatečné finanční ohodnocení!

Funguje všechno tak, jak má?

Změnili jste pracovní prostředí, začali jste více komunikovat a možná jste dokonce i zvýšili plat. Jak ale zjistit, že jsou zaměstnanci opravdu spokojení, a že jste pro jejich blaho udělali maximum? Získejte od nich zpětnou vazbu!

Popovídejte si osobně

Díky osobnímu setkání se zaměstnancem mu dáte najevo, že se o něj zajímáte, a že vám záleží na jeho názorech. Možné ale při této formě je, že se mohou lidé stydět a nebudou k vám tak úplně upřímní a vy se nedočkáte kýžené zpětné vazby, která by vás někam posunula.

Dotazníky spokojenosti

Častým způsobem získávání zpětné vazby je vyplnění dotazníku spokojenosti nebo anket. Díky nim se vám povede oslovit všechny ve firmě a anonymní režim zaručí, že se zaměstnanci více otevřou a poskytnou upřímné názory.
Pro získání zpětné vazby můžete v Pluscu využít modul Dotazníky, který umožňuje vytvářet rozsáhlé průzkumy spokojenosti i jednoduché ankety pro rychlé zjištění názoru vašich zaměstnanců.
Oba přístupy můžete zkombinovat, díky čemuž ukážete zaměstnancům svůj zájem a zároveň získáte relevantní zpětnou vazbu, která vás může zase posunout o kus dopředu.

Hyundai Plusco

Společnost Hyundai Motor Czech se (nejen) v době COVIDu spoléhá na portál Plusco

Efektivní komunikace je klíčem k prosperující firmě a spokojeným zaměstnancům. Nošovický závod Hyundai Motor Czech se na základě této vize rozhodl pro inovaci v podobě komunitně zaměstnaneckého portálu od firmy SOVA NET. Portál Plusco společnosti přinesl sjednocení informací, komunikace, úbytek administrativy i zvyšování loajality zaměstnanců.

Jednotná komunikace jako cesta k předcházení komunikačních šumů mezi kolegy

Pracovní trh se neustále mění, což s sebou přináší změny jak v náplni různých profesí, tak v prosazování nových pracovních poměrů, a to včetně čím dál častějších externích a home office spoluprací.
V takových situacích je role komunikace důležitější než kdy jindy – odráží se totiž nejen na výsledcích, ale také na celkové spokojenosti zaměstnanců. To stejné platí také v momentě, kdy firma disponuje mnoha odděleními a pracovními skupinami.
V ideálním případě by měla být firemní komunikace transparentní a zejména jednotná. V praxi to znamená mít přehled o tom, co kde je a jak se k takové informaci dostat. Realita je ovšem často jiná.

Hyundai Motor Czech a důvody pro implementaci portálu Plusco

Problém s fragmentovanou komunikací měl i výrobní závod Hyundai Motor Manufacturing Czech v Nošovicích, který v současné době zaměstnává na 3200 kmenových a agenturních zaměstnanců. 

Nedostatky se projevovaly zejména v neefektivním sdílení informací, neboť pro komunikaci využíval závod mnoho různých kanálů – od intranetu, přes objednávkový systém až po papírové nástěnky.

Aby nedocházelo k dalším komunikačním šumům na pracovišti, zvolila společnost Hyundai Motor Manufacturing Czech komunitní zaměstnanecký portál Plusco od agentury SOVA NET. Díky portálu bylo ve společnosti možné sjednotit a zrychlit distribuci informací. Jednotný komunikační kanál fungující napříč všemi jednotkami v závodě, a díky tomu jednoznačně ubyla také administrativní zátěž.  

“Díky tomu, že jsme na podobě našeho zaměstnaneckého portálu Hyundai Plus od začátku se SOVA NET spolupracovali, byli jsme schopni implementovat jak naše řešení, tak si nechat poradit od profesionálů. Hyundai Plus se stal hlavním komunikačním kanálem ve firmě a dokázal oslovit nejen THP zaměstnance, ale také výrobní zaměstnance. Jsme rádi, že vývoj a spouštění nových funkcí probíhá i nadále,” uvedla Barbora Hermanová, vedoucí PR.

Portál Plusco posiluje loajalitu a zvyšuje spokojenost zaměstnanců

Zaměstnanecký portál Plusco slouží k tomu, aby jednoduše propojoval požadavky managementua zaměstnanců firmy. Portál zaměstnance nejen informuje o všech důležitých změnách a aktualitách, ale také jim dává možnost zpětné vazby a snadné komunikace s kolegy. Cílem portálu je, aby se každý zaměstnanec cítil jako součást týmu a současně, aby ve firmě bylo možné budovat pevné vztahy.

Portál podporuje produktivitu a efektivitu

Platforma sjednocuje veškeré informace, materiály, smlouvy a kontakty na jednom místě. Zaměstnanci tak mohou pracovat efektivně a nezdržovat se s hledáním komunikačních vláken či firemních materiálů.

Portál je dostupný 24 hodin denně. Zaměstnanci tak mají vždy přehled o tom, co se děje a zároveň zůstávají v kontaktu s dalšími kolegy. Využívat ho mohou kdekoliv – z domova, na dovolené nebo po cestě do práce.

Co zaměstnanecký portál Plusco přináší po technické stránce:

  • Možnost napojení na interní systémy (ERP, document management, personální SW, e-learning…)
  • Dostupnost 24/7
  • Dostupnost na všech zařízeních jako PC, tablety či smartphony
  • Snadná rozšiřitelnost o další moduly, jako kalendář akcí a další.

U procesu vývoje a implementace portálu Plusco byla po celou dobu projektová manažerka SOVA NETu Ing. Zuzana Konečná, která  poukazuje na jeho pestré využití:

„Zaměstnanecký portál už dávno není jen nástrojem pro HR manažery, ale je zdrojem informací pro všechny zaměstnance, nástrojem pro získávání zpětné vazby vedoucích pracovníků, místem vzájemné inspirace, firemní kultury a především každodenním průvodcem a rádcem v pracovním životě.“ vysvětluje Konečná.

Byla to ovšem právě nošovická automobilka Hyundai, která určila směr a podobu zaměstnaneckého portálu Plusco.

„Díky této významné zakázce jsme si uvědomili, že máme v rukou opravdu užitečný portál, který by mohlo ocenit spoustu dalších středních i větších firem.“ říká Konečná.

To odstartovalo proces inovací a vylepšování portálu, aby mohl pomoci i dalším podnikům s vizí jednotného komunikačního a informačního kanálu. Jak na závěr shrnuje Konečná:

„Tento moderní nástroj pro budování vztahu se zaměstnanci by neměl chybět v žádné společnosti, která chce dlouhodobě zajistit stabilní pracovní prostředí v jakékoliv době, která nás ještě čeká.“


KONTAKTNÍ OSOBA

Zuzana Konečná
Vedoucí projektového oddělení
+420 734 423 492
obchod@sovanet.cz