Když kolega odejde na dovolenou: Jak zajistit, aby s ním neodešly i důležité informace
Věta, která zní ve firmách naprosto běžně:
„Zeptej se Honzy, ten to ví.“
Jenže co když je Honza zrovna na dvoutýdenní dovolené? Nebo je nemocný, změnil pozici nebo odešel z firmy?
Právě v takových chvílích se ukazuje, jak dobře máte zvládnuté sdílení know-how a také jak moc je vaše firma závislá na jednotlivcích.
Znalosti a zkušenosti zaměstnanců patří k nejcennějším hodnotám firmy. Pokud jsou ale rozptýlené v e-mailech, poznámkách nebo jen v hlavách konkrétních lidí, stávají se zároveň rizikem. Moderní interní komunikace proto není jen o předávání novinek a firemních oznámení. Stále větší roli hraje i při sdílení důležitých informací a dokumentů napříč organizací.
Když informace žijí na deseti různých místech
Když někdo potřebuje převzít agendu kolegy, často netráví čas samotnou prací, ale hledáním odpovědí na základní otázky:
- Kde najdu aktuální postup?
- Kdo schvaluje tento proces?
- Jak se řeší nestandardní situace?
- Existuje k tomu nějaký návod?
Čím více času zaměstnanci věnují hledání informací, tím více vzniká prostor pro chyby, nedorozumění a zbytečné zdržení.
Sdílení know-how by mělo být součástí každodenní práce
Firmy si často uvědomují důležitost předávání znalostí až ve chvíli, kdy nastane problém. Ve skutečnosti by ale sdílení know-how mělo fungovat průběžně.
Nejde přitom o tvorbu složitých manuálů o desítkách stran. Mnohem efektivnější bývá průběžně zaznamenávat důležité informace, aktualizovat postupy a mít je dostupné na jednom místě pro všechny, kteří je potřebují.
Právě zde mohou výrazně pomoci digitální nástroje pro interní komunikaci.
Jak může s předáváním znalostí pomoci interní komunikační platforma
Moderní aplikace pro interní komunikaci dnes neslouží pouze ke sdílení novinek nebo firemních oznámení. Mohou se stát také centrálním místem, kde zaměstnanci najdou vše potřebné pro svou práci.
V případě platformy Plusco mohou firmy využít hned několik modulů, které sdílení know-how usnadňují.
Dokumenty vždy po ruce
Jedním z nejčastějších problémů bývá práce s různými verzemi dokumentů. Zaměstnanci často nevědí, zda pracují s aktuálním souborem, nebo s verzí starou několik měsíců.
Modul Dokumenty umožňuje ukládat důležité materiály na jedno místo a zpřístupnit je zaměstnancům podle jejich potřeb. Ať už jde o pracovní postupy, směrnice, návody nebo formuláře, zaměstnanci vědí, kde je hledat.
Firemní zprávy a aktuality bez zahlcení e-mailů
Některé informace je potřeba rychle předat celé organizaci nebo konkrétním skupinám zaměstnanců.
Díky modulům Zprávy či Nástěnky lze důležité informace jednoduše publikovat a zajistit, že se dostanou ke správným lidem. Zároveň zůstávají dohledatelné i později, což je výhoda oproti běžné e-mailové komunikaci.
Adresář kontaktů usnadňuje orientaci
Při zastupování kolegů často vzniká otázka, na koho se obrátit. Noví zaměstnanci nebo kolegové z jiných oddělení nemusí mít přehled o organizační struktuře firmy.
Modul Kontakty pomáhá rychle dohledat správnou osobu, její zařazení i kontaktní údaje. I zdánlivě jednoduchá funkce tak může výrazně urychlit řešení běžných pracovních situací.
Know-how není jen o dokumentech
Při sdílení znalostí se často soustředíme hlavně na dokumentaci procesů. Důležitá je ale také komunikace mezi lidmi.
Zaměstnanci potřebují mít možnost klást otázky, sdílet zkušenosti a získávat zpětnou vazbu. Právě propojení informací, komunikace a dostupnosti obsahu na jednom místě vytváří prostředí, kde se know-how neztrácí.
Menší závislost na jednotlivcích, větší jistota pro firmu
Každá firma chce mít jistotu, že důležité procesy budou fungovat i ve chvíli, kdy někdo odejde na dovolenou, změní pozici nebo organizaci opustí.
Cílem není nahradit zkušené zaměstnance dokumenty, ale zajistit, aby klíčové informace nezůstávaly pouze v jejich hlavách.
Pokud mají zaměstnanci přístup k aktuálním informacím, dokumentům a kontaktům na jednom místě, zastupitelnost přestává být stresující situací a stává se běžnou součástí fungování moderní firmy.
Digitalizace interní komunikace tak nepřináší jen pohodlnější sdílení informací. Pomáhá také chránit firemní know-how a zajistit, aby bylo dostupné těm, kteří ho právě potřebují.