Co komunikovat zaměstnancům během dovolených? Méně zpráv, více relevance 

Léto mění rytmus téměř každé firmy. Část zaměstnanců čerpá dovolenou, jiní přebírají agendu kolegů a některé týmy fungují v omezeném režimu. Pro interní komunikaci to znamená jediné: přemýšlet jinak než po zbytek roku.

Nejde totiž o to posílat více informací. Naopak. Důležitější než množství je jejich relevance, načasování a dostupnost.

Jak tedy nastavit interní komunikaci během dovolenkové sezóny, aby zaměstnancům skutečně pomáhala? 

Ne všechno musí počkat na září

S blížícím se létem některé firmy komunikaci téměř utlumí s tím, že „všichni jsou stejně na dovolené“. Jiné naopak pokračují ve stejném tempu jako během roku a zaměstnance zahlcují informacemi, které si po návratu z dovolené stejně nestihnou projít.

Ani jeden přístup není ideální.

I během léta se dějí důležité změny. Plánují se odstávky, mění se provoz, připravují podzimní projekty nebo probíhá nábor nových kolegů. Zaměstnanci by o nich měli vědět. Jen není nutné komunikovat všechno všem.

Zaměřte se na informace, které mají skutečný dopad

Při plánování letní komunikace pomůže jednoduchá otázka: Potřebuje zaměstnanec tuto informaci znát právě teď?

Typicky se vyplatí informovat například o:

• změnách provozu nebo otevírací doby,
• plánovaných odstávkách systémů,
• zastupitelnosti a kontaktech na odpovědné osoby,
• bezpečnostních pokynech,
• termínech důležitých školení nebo akcí po prázdninách,
• novinkách, které ovlivní každodenní práci zaměstnanců.

Naopak delší interní kampaně nebo témata, která nevyžadují okamžitou pozornost, mohou bez problémů počkat na období, kdy budou zaměstnanci zpět v plném počtu.

Každý zaměstnanec potřebuje jiné informace

Během dovolených je ještě důležitější než obvykle přemýšlet nad tím, komu je zpráva určena.

Jinou komunikaci potřebuje pracovník výroby, jinou manažer a jinou zaměstnanec, který je právě dva týdny mimo kancelář. Čím lépe se podaří obsah zacílit, tím větší je šance, že si ho lidé skutečně přečtou.

Moderní digitální nástroje umožňují sdílet informace pouze vybraným týmům, pobočkám nebo oddělením. Díky tomu zaměstnanci dostávají jen to, co je pro ně opravdu důležité.

Důležité informace musí být snadno dohledatelné

Ani ta nejlépe napsaná zpráva nepomůže, pokud ji zaměstnanec po návratu z dovolené nenajde.

Proto se vyplatí přemýšlet nad interní komunikací nejen jako nad jednorázovým oznámením, ale také jako nad místem, kam se lze kdykoliv vrátit.

Pokud jsou novinky, dokumenty nebo kontakty přehledně uspořádané v jedné aplikaci, zaměstnanci nemusí složitě procházet e-mailová vlákna nebo hledat informace u kolegů.

Digitalizace pomáhá komunikovat chytřeji

Digitální interní komunikace dnes není jen náhradou nástěnek nebo hromadných e-mailů. Umožňuje přizpůsobit komunikaci tomu, jak zaměstnanci skutečně pracují.

Například v aplikaci Plusco mohou firmy:

• publikovat aktuality na jednom místě,
• cílit sdělení na konkrétní skupiny zaměstnanců,
• využívat push notifikace pouze pro důležité informace,
• zpřístupnit dokumenty a kontakty odkudkoliv, třeba i z mobilního telefonu.

To je praktické zejména v době, kdy část zaměstnanců pracuje mimo kancelář nebo se po dovolené potřebuje rychle zorientovat v tom, co se během jejich nepřítomnosti změnilo.

Léto je příležitostí zjednodušit komunikaci

Dovolenková sezóna ukazuje, jak kvalitně je interní komunikace nastavená. Pokud jsou informace přehledné, snadno dostupné a dostanou se ke správným lidem ve správný čas, funguje komunikace i ve chvíli, kdy část zaměstnanců právě odpočívá.

A možná právě léto je ideální příležitostí vyzkoušet si, že méně zpráv může znamenat více informovaných zaměstnanců.